/cas d’usage
Assistant documentaire IA
Une question en langage courant, une réponse tirée de vos documents et sa source.
Un assistant documentaire IA répond aux questions de vos équipes à partir de vos procédures, contrats, notices et notes internes, en affichant le passage qui fonde chaque réponse. Il ne lit que les documents que vous lui confiez. Nous le mettons en service sur Archipel, hébergée par Scaleway en France ou sur vos serveurs.
/usages
Un assistant documentaire IA pour les questions qui exigent un document.
L’assistant traite les questions dont la réponse existe déjà par écrit, dans un fichier que personne ne retrouve vite : une clause, une procédure révisée, un incident résolu. Les demandes courantes des salariés relèvent d’un assistant interne.
Chez les avocats, l’IA générative inspire le plus confiance pour trouver la ressource documentaire pertinente : 66 %, contre 32 % pour rédiger des conclusions ou une consultation (CNB, 2025).
Assistant interneL’intelligence artificielle et la profession d’avocat (CNB, Viavoice, 2025) (nouvel onglet)
- Procédures et qualité Retrouve la version en vigueur d’une procédure ou d’une consigne de sécurité, avec sa date de révision.
- Contrats et juridique Rapproche une question des clauses de vos contrats et de vos conditions générales, article à l’appui.
- Support technique Cherche dans l’historique des incidents les cas proches et les actions correctives alors retenues.
- Dossiers volumineux Interroge les pièces d’un même dossier et aide à vérifier leur cohérence, extraits à l’appui.
/fonctionnement
Une réponse sourcée et vérifiable, rédigée à partir des passages retrouvés.
La génération augmentée par récupération (Retrieval-Augmented Generation, RAG) sépare la recherche des passages de la rédaction de la réponse. Le modèle de langage n’apprend pas vos documents : il en lit des extraits à chaque question.
IA générative et grands modèles de langageLecture de textes réglementaires
- IndexationVos documents sont découpés en passages, chacun converti en plongement (embedding), représentation numérique de son sens, puis classé avec sa source et sa date.
- RechercheLa question est comparée aux passages, par le sens comme par les mots exacts, et les plus proches sont retenus.
- RédactionLe modèle reçoit la consigne de rédiger avec ces seuls extraits, de citer ceux qu’il utilise et de signaler l’absence de source quand aucun ne convient.
- VérificationLe modèle peut se tromper : la personne ouvre l’extrait cité pour toute information critique et garde la décision ; une question sans source désigne un document à écrire.
/prérequis
Des documents à jour, des droits clairs, un vocabulaire partagé.
L’assistant ne sait que ce que disent vos documents : une note périmée donne une réponse périmée, une pratique jamais écrite lui reste inconnue.
- Du texte exploitable Les documents numérisés sont d’abord convertis en texte par reconnaissance optique de caractères (OCR), avec une relecture des pages douteuses.
- Une version qui fait foi Chaque document porte une date et un statut ; les versions remplacées sortent du périmètre.
- Des accès cloisonnés Les droits de votre GED, intranet ou serveur de fichiers sont reportés sur les espaces de l’assistant, où chacun entre par votre annuaire et l’authentification unique (SSO).
- Un lexique maison Un glossaire associe vos sigles, noms de produits et termes internes à leurs synonymes et à leur forme développée.
La moitié des TPE et PME utilisatrices d’IA n’emploient que des outils gratuits.
/sur le terrain
Un projet d’IA générative peu risqué, utile au plus grand nombre.
L’assistant documentaire figure parmi les premiers projets d’IA générative à engager : sa mise en œuvre reste simple. Un assistant commun se décline ensuite en assistants par métier, avant toute connexion à vos logiciels.
L’essentiel de la dépense vient de l’usage du modèle au fil des mois, non du projet initial. L’assistant lit mal les schémas, les images et les pages manuscrites.
- Des nouveaux arrivants vite opérationnels grâce aux écrits de leurs aînés, interrogeables à toute heure
- Des équipes support moins sollicitées grâce aux réponses que chacun trouve dans les documents
- Des usages informels encadrés par un outil fourni et administré par votre organisation
/cadre
Des documents internes protégés par le droit et par l’hébergement.
En France, 38 % des entreprises d’au moins 10 salariés sans IA invoquent en 2025 le manque de clarté juridique, autant que la protection des données (Insee). Trois repères s’ajoutent au RGPD ; le règlement européen sur l’IA ne classe l’assistant à haut risque que s’il sert à l’un des usages de son annexe III.
Règlement européen sur l’IA, article 4 (nouvel onglet)Règlement européen sur l’IA, annexe III (nouvel onglet)Loi du 30 juillet 2018 sur le secret des affaires (Légifrance) (nouvel onglet)Recommandations de sécurité pour un système d’IA générative (ANSSI, 2024) (nouvel onglet)SouverainetéVeille réglementaire
- Article 4 Demande depuis le 2 février 2025 des mesures pour la maîtrise de l’IA des équipes qui interrogent l’assistant, sans niveau imposé à chacun.
- Secret des affaires Ne couvre une information que si elle reste peu accessible, tire sa valeur de son secret et bénéficie de mesures de protection raisonnables (article L151-1 du code de commerce).
- Guide de l’ANSSI Préconise, parmi 35 recommandations d’avril 2024, un hébergement qualifié SecNumCloud pour une IA générative qui traite des données sensibles en cloud public (R14).
/méthode
Un assistant documentaire évalué sur vos propres questions.
L’assistant se bâtit dans une plateforme d’IA générative ouverte à vos équipes, puis se relie à vos sources documentaires. Le modèle de langage, choisi selon la sensibilité des documents, se remplace sans refaire l’indexation.
- INVENTAIRE Le recensement se fait avec vos équipes : ensembles documentaires, responsable de chacun, version de référence et droits d’accès.
- QUESTIONS DE RÉFÉRENCE Les futurs utilisateurs fournissent des questions réelles et les réponses attendues, banc d’essai de chaque réglage.
- PREMIÈRE ÉQUIPE Un premier corpus s’indexe et se mesure sur ces questions, puis s’ouvre à une équipe dont le temps de recherche est relevé avant et après.
- ÉLARGISSEMENT L’accès s’étend corpus par corpus ; chaque document révisé est réindexé, et tout nouveau modèle passe l’épreuve de vos questions avant son adoption.
/dans votre secteur
Le même cas d’usage, décliné secteur par secteur.
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Répond aux questions des agents à partir des délibérations, arrêtés, notes de service et guides de procédure de la collectivité, en citant le document source.
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Répond au technicien ou à l’ingénieur à partir des modes opératoires, des notices machines, des plans et de l’historique des réparations, en citant la page d’où vient la réponse.
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Répond au conducteur de travaux ou au chargé de patrimoine à partir des CCTP, des DTU, des fiches techniques, des notices d’équipements et des contrats d’entretien, en citant la page d’où vient la réponse.
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Répond au vendeur ou au technico-commercial qui cherche une fiche technique, une compatibilité entre deux références ou une condition de garantie, en citant le catalogue ou la note interne d’où vient la réponse.
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Répond au chef de quai, à l’exploitant ou à l’intérimaire à partir des cahiers des charges des clients, des protocoles de sécurité et des modes opératoires de l’entrepôt, en citant le document d’origine.
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Répond aux questions des équipes, la nuit comme en remplacement, à partir des procédures, du règlement de fonctionnement et du projet d’établissement, en citant le document et le paragraphe.
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Répond aux questions des gestionnaires et des conseillers à partir des conditions générales, notices et tableaux de garanties des assureurs partenaires, en citant l’article et la version du contrat.
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Répond au collaborateur à partir des consultations passées, des notes internes, des dossiers permanents et des mémos fiscaux du cabinet, en citant la pièce et la page d’où vient la réponse.
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Répond au conseiller, au technico-commercial ou au chef de silo à partir des fiches techniques, des références des instituts, des cahiers des charges des filières et des consignes de silo, en citant le document d’origine.
/à savoir
Un assistant documentaire IA, de la technique aux données confiées.
Diagnostic data & IAQuestions-réponses de la CNIL sur l’IA générative (nouvel onglet)IA hébergée chez vouscontactez-nous
Quelle différence entre RAG et ajustement d’un modèle (fine-tuning) ?
L’ajustement modifie les paramètres du modèle à partir d’exemples : il apprend un style ou un jargon, sans citer de document ni suivre ses révisions. Il ne vient qu’en complément du RAG, sur un vocabulaire très spécialisé.
Combien coûte un assistant documentaire IA ?
Le coût dépend du volume de documents à préparer, des questions posées et de l’hébergement. Archipel est facturée par organisation, sans licence par utilisateur. Comme la recherche des passages fait l’essentiel du travail, un modèle de langage plus léger, moins gourmand en calcul, peut suffire à rédiger la réponse et réduire le coût d’hébergement.
Combien de temps faut-il pour déployer un assistant documentaire ?
Le délai tient d’abord à l’état des documents : un corpus en texte, daté et rangé s’indexe vite ; des archives numérisées demandent une reprise. Selon Bpifrance Conseil et Siparex, 80 % des 20 usages de l’IA les plus répandus dans les PME-ETI qu’ils suivent se déploient en moins de 6 mois.
Assistant documentaire IA et RGPD : que faut-il prévoir ?
Le RGPD s’applique dès que les documents interrogés contiennent des données personnelles : dossiers RH, contrats, courriers. Les documents les plus sensibles peuvent rester hors du corpus. Quand une IA générative reçoit ces données, la CNIL juge l’installation sur site plus sûre et conseille, si le traitement l’exige, une analyse d’impact (AIPD).
Peut-on confier les documents de l’entreprise à une IA générative grand public ?
Pour un usage professionnel qui touche des données sensibles, le guide de l’ANSSI proscrit les outils d’IA générative en ligne (R34). En février 2026, l’ANSSI signalait aussi des fuites quand un salarié saisit des informations sensibles dans un compte d’IA.
/sources
Sources
- CNB et Viavoice, « L’intelligence artificielle et la profession d’avocat – Enquête auprès des avocats » (2025), p. 29, 2025 (nouvel onglet)
- DGE, Baromètre France Num 2026, rapport final (2 octobre 2026), p. 55 et 58, 2026 (nouvel onglet)
- Insee Première n° 2120, « Les TIC dans les entreprises en 2025 » (21 juillet 2026), figure 4, 2025 (nouvel onglet)
- Commission européenne, AI Act Service Desk, règlement (UE) 2024/1689, article 4 (version modifiée par l’omnibus IA), 2026 (nouvel onglet)
- Commission européenne, AI Act Service Desk, règlement (UE) 2024/1689, annexe III, 2026 (nouvel onglet)
- Légifrance, loi n° 2018-670 du 30 juillet 2018 relative à la protection du secret des affaires, 2018 (nouvel onglet)
- ANSSI, « Recommandations de sécurité pour un système d’IA générative », ANSSI-PA-102, 29 avril 2024, 2024 (nouvel onglet)
- Bpifrance Conseil et Siparex, livre blanc « Les audacieux de l’IA : 20 cas concrets qui transforment déjà les PME-ETI » (avril 2026), p. 33 et 35, 2026 (nouvel onglet)
- CNIL, « Les questions-réponses de la CNIL sur l’utilisation d’un système d’IA générative », 18 juillet 2024, 2024 (nouvel onglet)
- ANSSI et CERT-FR, « L’IA générative face aux attaques informatiques » (CERTFR-2026-CTI-001), 4 février 2026, 2026 (nouvel onglet)
/cas proches
- Lecture de textes réglementaires Interroge un corpus de règles, comme un plan d’urbanisme, des normes ou des procédures, et indique les articles qui s’appliquent à une situation.
- Rédaction assistée Prépare courriers, réponses et rapports à partir de vos modèles validés et du dossier, relus par vos équipes avant envoi.
- Synthèse de dossiers et de réunions Résume les dossiers longs, les échanges et les réunions, et en extrait les décisions et les actions.
- Réponse aux appels d’offres Retrouve dans vos réponses passées les éléments utiles et prépare une première trame à compléter.
- Traduction spécialisée Traduit documents et échanges en respectant votre vocabulaire métier, vos glossaires et vos tournures.
- Fiches et descriptions Rédige fiches produits, descriptions et résumés à partir de vos données, dans le ton de votre organisation.
/contact
Travaillons ensemble
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