/collectivités
Assistant documentaire pour les agents territoriaux
Des réponses tirées de vos actes et de vos procédures, avec leur source.
Un assistant documentaire répond aux agents de votre collectivité à partir de vos délibérations, arrêtés, notes de service et guides de procédure, en citant le document source. Les procédures restent consultables après un départ : fin 2024, 234 100 agents territoriaux ont 60 ans ou plus, 8,4 % de plus en un an. Il repose sur une plateforme d’IA générative, hébergée en France ou installée sur vos serveurs.
/usages
Un assistant documentaire nourri des actes de votre collectivité.
L’agent territorial pose sa question en langage courant. L’assistant retrouve les passages utiles dans les documents de la collectivité, rédige une réponse courte et renvoie au passage d’où elle vient : c’est la génération augmentée par récupération (RAG). Le rapport IGF, IGAS, IGA d’avril 2026 cite cinq départements, dont la Corrèze, la Somme et le Val-d’Oise, pour un agent conversationnel interne de ressources humaines ou de support informatique.
- Direction générale Retrouve les délibérations et les décisions antérieures sur un dossier, avant une commission ou une séance du conseil.
- Affaires juridiques Rapproche une question des arrêtés, des conventions et des avis déjà rendus par la collectivité, avec leur référence.
- Commande publique Rappelle les règles du guide interne d’achat et les pièces à réunir avant de lancer une consultation.
- Secrétariat de mairie Propose, parmi les actes de la commune, le modèle d’arrêté ou la délibération de référence.
/recherche
Des recherches juridiques deux fois plus courtes dans deux départements.
Les services juridiques du Loiret et de l’Yonne déclarent diviser par deux le temps de leurs recherches documentaires complexes ou de jurisprudence, avec Perplexity Pro et Doctrine. Ces deux outils cherchent hors de la collectivité. L’assistant documentaire mène ces recherches dans les actes et les procédures internes de votre collectivité.
Le déploiement de l’IA dans les administrations publiques (IGF, IGAS, IGA, 2026) (nouvel onglet)
| Collectivité | Service | Usage | Résultat déclaré |
|---|---|---|---|
| Département du Loiret | Juridique | Recherches documentaires complexes, avec Perplexity Pro | Temps divisé par deux |
| Département de l’Yonne | Juridique | Recherche de jurisprudence, avec Doctrine | Temps divisé par deux |
| Région Bourgogne-Franche-Comté | Tous services | Microsoft 365 Copilot, depuis septembre 2025 | Environ 660 requêtes par jour ouvré, 109 utilisateurs actifs quotidiens |
/adoption
Une IA documentaire recommandée par ses testeurs.
La Métropole Rouen Normandie a fait tester Delibia, une IA de recherche et de rédaction, par 178 agents en 2023 et 2024. Elle sert aux comptes rendus, aux délibérations et aux textes RH. Sur les 60 testeurs qui ont répondu, 85 % la recommandent ; 24 directions en sont équipées en 2025.
/transmission
Des procédures qui restent quand les agents partent.
En 2023, la CNRACL a attribué 47 684 nouvelles pensions à des agents territoriaux. La même année, 40 % des agents de catégorie C qui ont quitté leur collectivité sont partis à la retraite. En un an, seule la tranche des 60 ans ou plus progresse nettement.
Ce que savent ces agents ne passe à leurs successeurs que s’il est écrit. L’assistant documentaire rend ces écrits consultables en une question : procédures, modèles d’actes, notes de passation.
La fonction publique territoriale (DGCL, 2026) (nouvel onglet)Baromètre HoRHizons 2026 (CNFPT et employeurs territoriaux) (nouvel onglet)
- Moins de 25 ans Moins de 25 ans : 121 100 En baisse de 0,6 %
- 25 à 29 ans 25 à 29 ans : 126 300 En hausse de 0,4 %
- 30 à 39 ans 30 à 39 ans : 374 500 En baisse de 0,5 %
- 40 à 49 ans 40 à 49 ans : 526 700 En baisse de 1,2 %
- 50 à 54 ans 50 à 54 ans : 340 600 En baisse de 0,4 %
- 55 à 59 ans 55 à 59 ans : 336 600 En baisse de 0,7 %
- 60 ans ou plus 60 ans ou plus : 234 100 En hausse de 8,4 %
Delibia s’appuie sur près de 2 millions de décisions publiques.
/confidentialité
Une IA générative déjà utilisée, parfois sur des comptes gratuits.
Selon des DSI territoriaux, les agents qui utilisent la version gratuite de ChatGPT risquent d’y divulguer des données personnelles. L’ANSSI compte parmi les risques propres à l’IA les fuites d’informations sensibles confiées par des agents à un compte d’IA. Un assistant documentaire fourni par la collectivité garde ses actes et ses dossiers sur l’hébergement qu’elle a choisi.
L’IA générative face aux attaques informatiques (ANSSI, 2026) (nouvel onglet)
- 75 % au moins des collectivités engagées dans l’IA recourent à l’IA générative, quelle que soit leur catégorie
- 89 % des communes engagées dans l’IA recourent à l’IA générative
- 30 à 40 % des agents d’une collectivité connectés à la version gratuite de ChatGPT, lors de contrôles ponctuels
/sur le terrain
Un assistant documentaire en tête de la feuille de route.
L’assistant documentaire ouvre souvent la feuille de route d’IA générative. La technique est éprouvée, il touche presque tous les services, et l’infrastructure qu’il installe sert aux projets suivants. Les premiers effets portent sur les questions répétées adressées aux services informatique et RH.
Sa qualité tient à celle de la documentation : des textes à jour, un vocabulaire partagé entre services, des scans convertis en texte. Les schémas et l’écriture manuscrite restent mal lus.
- Des réponses vérifiables grâce au lien vers le passage d’origine
- Des arrivées mieux préparées grâce aux procédures et aux notes de passation consultables
- Une base qui s’enrichit à mesure que les agents la consultent et la complètent
/déploiement
Un assistant documentaire installé en France ou sur vos serveurs.
Arrêtés individuels, dossiers RH, courriers d’administrés : les documents d’une collectivité contiennent des données personnelles. Pour une IA générative qui les reçoit, par exemple en RAG, la CNIL privilégie l’installation sur site ; elle admet pour une collectivité aux ressources limitées une infrastructure mutualisée, sécurisée et aux transferts encadrés. Héberger chez soi suppose des serveurs tenus à jour : en 2025, les contrôles de la CNIL dans des collectivités ont relevé des systèmes obsolètes.
Une plateforme d’IA générative peut ainsi être hébergée en France ou installée sur les serveurs de votre collectivité, puis maintenue dans la durée.
ArchipelSouverainetéQuestions-réponses de la CNIL sur l’IA générative (nouvel onglet)
- CORPUS Les documents à confier à l’assistant se choisissent avec vos services. Une vérification confirme qu’ils sont à jour, et les scans passent en texte.
- DROITS D’ACCÈS L’assistant reprend les droits de vos espaces documentaires : chaque agent n’interroge que les documents qu’il peut ouvrir.
- MISE EN SERVICE Un premier service teste les réponses, puis l’assistant gagne les autres directions.
- SUIVI Chaque nouvelle délibération ou note de service rejoint l’index. Les versions périmées en sortent, et les questions sans réponse révèlent les manques à combler.
/à savoir
Les questions fréquentes sur l’assistant documentaire en collectivité.
Qu’est-ce qu’un RAG pour une collectivité ?
La génération augmentée par récupération (RAG) associe un moteur de recherche et un modèle de langage. Le moteur retrouve les passages utiles dans vos documents, puis le modèle rédige la réponse à partir d’eux et les cite. Une nouvelle délibération devient interrogeable dès son indexation, sans réentraîner le modèle.
Une IA peut-elle lire des documents scannés ?
Oui, une fois le texte extrait par reconnaissance optique de caractères (OCR). Un scan penché ou taché, un schéma ou une page manuscrite donnent un texte incomplet. La préparation du corpus repère ces documents, qui sont ensuite repris ou écartés.
Un assistant documentaire peut-il se tromper ?
Oui : le modèle peut tirer d’un passage une conclusion fausse, et la base peut contenir une note périmée. Chaque réponse renvoie donc au passage d’origine, que l’agent vérifie pour toute information décisive.
Copilot ou IA souveraine : que choisir pour une collectivité ?
Le choix tient à la confidentialité de vos documents et au lien que vous acceptez avec un éditeur. La Région Bourgogne-Franche-Comté utilise Microsoft 365 Copilot depuis septembre 2025. Une IA souveraine, elle, tourne en France ou sur vos propres serveurs. Ces options se comparent lors du cadrage.
Comment protéger les dossiers RH dans un assistant IA ?
En reprenant les droits d’accès des espaces documentaires : un agent n’obtient de réponse qu’à partir des documents qu’il peut déjà ouvrir. La CNIL recommande aussi une charte interne et, selon les cas, une analyse d’impact (AIPD).
/sources
Sources
- IGF, IGAS, IGA, « Le déploiement de l’intelligence artificielle dans les administrations publiques », avril 2026, annexe IV (cas d’usage par service dans les conseils départementaux), 2026 (nouvel onglet)
- Banque des Territoires, Les Interconnectés, Ecolab (CGDD), « Bibliothèque d’IA territoriales » 2025, 2025 (nouvel onglet)
- DGCL, Les collectivités locales en chiffres 2026, tableaux du chapitre 8 « La fonction publique territoriale » (feuille 8.7a, agents par tranche d’âge), 2024 (nouvel onglet)
- DGCL, Les collectivités locales en chiffres 2026, chapitre 8 « La fonction publique territoriale », 2024 (nouvel onglet)
- CNFPT et associations d’employeurs territoriaux, Baromètre HoRHizons 2026 (d’après DGCL et CNRACL), 2023 (nouvel onglet)
- Localtis (Banque des Territoires), « Observatoire Data Publica : l’IA générative poursuit sa percée », 14 novembre 2025, 2025 (nouvel onglet)
- Banque des Territoires, La Poste et Observatoire Data Publica, Note de conjoncture 2025, 2025 (nouvel onglet)
- ANSSI / CERT-FR, « L’IA générative face aux attaques informatiques » (CERTFR-2026-CTI-001), 4 février 2026, 2026 (nouvel onglet)
- CNIL, « Les questions-réponses de la CNIL sur l’utilisation d’un système d’IA générative », 18 juillet 2024, 2024 (nouvel onglet)
- CNIL, Rapport annuel 2025 (publié en mai 2026), 2025 (nouvel onglet)
/collectivités
- Cas d’usage de l’IA dans les collectivités IA générative et agents conversationnels pour le service public local
- IA pour l’urbanisme et la commande publique Interroge le PLU, le code de l’urbanisme ou le code de la commande publique, et indique à l’agent les articles qui s’appliquent à une parcelle, à un projet de construction ou à un achat.
- Veille juridique automatisée pour les collectivités Surveille le Journal officiel, les circulaires et les appels à projets de financement, et livre chaque semaine à la secrétaire de mairie ou à la direction ce qui concerne la collectivité.
- Transcription des séances du conseil Transcrit les séances du conseil municipal, communautaire ou départemental et les commissions, puis prépare le compte rendu que relit le service des assemblées.
- Synthèse de dossiers pour les élus et les directions Résume un dossier de subvention, un rapport de commission ou les échanges d’un projet, et en tire pour l’élu ou la direction les décisions à prendre et les suites.
- IA pour la rédaction des marchés publics Prépare les pièces d’un nouveau marché (cahier des clauses techniques, règlement de consultation) à partir des marchés déjà passés par la collectivité ; l’acheteur les complète.
- Classement automatique du courrier et des archives Trie et indexe le courrier entrant, les pièces des dossiers et les documents à verser aux archives, selon le plan de classement de la collectivité.
/contact
Travaillons ensemble
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