À la une Inceptive au Forum IT d’Abicom, le 26 novembre à Saint-Étienne

/cas d’usage

Étude sectorielle · mise à jour le 2 novembre 2026

Cas d’usage de l’IA dans la santé et le médico-social

Plannings, transmissions et dossier de l’usager : l’IA dans l’organisation des établissements

Fin 2023, 7 400 EHPAD offrent 609 970 places ; fin 2022, 12 380 établissements et services pour personnes handicapées en proposent 531 040. Le secteur de l’aide à l’autonomie emploie 1 326 800 professionnels salariés. L’IA médico-sociale peut y alléger le travail administratif qui entoure l’accompagnement : transmissions dictées, plannings, comptes rendus de réunion, dossiers d’admission.

01 / 13 /enjeuxUne demande en hausse, des effectifs et des budgets tendus.

/enjeux

Une demande en hausse, des effectifs et des budgets tendus.

Par rapport à 2021, les projections Livia de la DREES comptent 255 000 seniors de plus ayant besoin d’aide à l’autonomie en 2030, et 738 100 de plus en 2050.

  • Des postes vacants En 2023, 22 060 ETP sont vacants depuis six mois au moins dans les EHPAD, soit 5,3 % des emplois. Un établissement sur deux recourt à l’intérim.
  • Des recrutements difficiles En 2026, 62,3 % des recrutements prévus d’aides à domicile et d’auxiliaires de vie sont jugés difficiles, et 56,6 % pour les aides-soignants, contre 43,8 % pour l’ensemble des métiers.
  • Des comptes dans le rouge Selon les ERRD, 68 % des EHPAD sont déficitaires en 2023, contre 37 % en 2017 ; ces comptes ne permettent pas d’apprécier la situation des EHPAD commerciaux. Hors financements exceptionnels, leur numérique repose largement sur le tarif d’hébergement payé par les résidents.
  • Un dossier usager à faire vivre Près de 75 % des EHPAD ont un dossier usager informatisé (DUI). Selon la CNSA, la moitié environ des établissements seulement l’utilise à un niveau jugé satisfaisant.

/adoption

Des premiers projets d’IA, du sanitaire au médico-social.

Le 14 octobre 2025, à la journée Perf.IA de l’ANAP, le médico-social pesait 35 % des 518 répondants ayant précisé leur type d’établissement. Selon Nexem, l’observatoire de l’ANAP sur l’IA en santé recensait en 2025 plus de 50 applications dans le médico-social.

La synthèse de la journée Perf.IA de l’ANAP (nouvel onglet)

Avancement de l’IA selon les participants à la journée Perf.IA (551 répondants sanitaires et médico-sociaux, 2025)
  • Pas encore de projet d’IA à l’échelle de l’institution Pas encore de projet d’IA à l’échelle de l’institution : 38 %
  • Quelques projets d’IA en réflexion Quelques projets d’IA en réflexion : 26 %
  • Déploiement d’un ou deux projets en cours Déploiement d’un ou deux projets en cours : 17 %
  • Gouvernance de l’IA en cours d’écriture et quelques cas d’usage Gouvernance de l’IA en cours d’écriture et quelques cas d’usage : 9 %
  • Stratégie IA écrite et cas d’usage priorisés Stratégie IA écrite et cas d’usage priorisés : 3 %
  • Non applicable Non applicable : 6 %

Source : ANAP, synthèse de la Journée Perf.IA du 14 octobre 2025, 2025 (nouvel onglet)

/équipes

Des équipes en partie renouvelées chaque année.

En 2023, 29 % des professionnels des EHPAD commerciaux sont présents depuis moins d’un an, contre 16 % dans les EHPAD publics. Un décret du 8 août 2026 ajoute le taux de rotation et le taux d’absentéisme du personnel aux indicateurs que la CNSA doit publier pour chaque EHPAD.

Le décret du 8 août 2026 sur les indicateurs des EHPAD, par la FHF (nouvel onglet)

100 professionnels des établissements pour personnes âgées (2023) 19 sont présents dans leur établissement depuis moins d’un an

/cas d’usage

27 cas

27 cas d’usage de l’IA pour la santé et le médico-social.

Votre fonction

  1. Qualité et évaluation · Direction Lecture de textes réglementaires

    Interroge le référentiel d’évaluation de la HAS, le code de l’action sociale et des familles et les recommandations de la CNIL, et indique les critères ou articles qui s’appliquent à une situation donnée.

  2. Relations avec les familles · Qualité et évaluation Rédaction assistée

    Prépare la réponse à une réclamation, un courrier à la famille ou la trame du projet personnalisé à partir de vos modèles et du dossier, relus par le cadre ou le référent avant envoi.

  3. Accueil et admissions · Facturation et tarification Instruction de dossiers

    Vérifie qu’un dossier d’admission ou de demande d’aide sociale à l’hébergement est complet et cohérent (pièces, ressources, mesure de protection) et liste ce qui manque avant la commission.

  4. Transmissions et dossier de l’usager · Organisation des soins Transcription et compte rendu

    Transcrit les transmissions dictées en fin de poste et les met au format des transmissions ciblées dans le DUI, ou tire d’une réunion d’équipe son compte rendu, relu par la personne qui l’a dicté.

  5. Ressources humaines et planning · Recrutement et remplacements Tournées et plannings

    Construit le planning des équipes de jour et de nuit, les tournées des aides à domicile ou le transport des usagers vers l’accueil de jour, en respectant repos, compétences et temps de trajet.

  6. Qualité et évaluation · Ressources humaines et planning Assistant documentaire

    Répond aux questions des équipes, la nuit comme en remplacement, à partir des procédures, du règlement de fonctionnement et du projet d’établissement, en citant le document et le paragraphe.

  7. Organisation des soins · Direction Synthèse de dossiers et de réunions

    Résume le parcours administratif et les échanges d’un usager avant sa réunion de projet personnalisé, ou les débats du conseil de la vie sociale, et en tire décisions, responsables et échéances.

  8. Accueil et admissions · Relations avec les familles Tri des demandes entrantes

    Lit les courriels des familles, les demandes d’admission et les messages des intervenants à domicile, les classe par objet et par urgence, et les oriente vers l’accueil, le cadre ou la facturation.

  9. Facturation et tarification · Informatique Agent relié à vos logiciels

    Rapproche le DUI, le planning et la facturation, par exemple les absences et hospitalisations du mois avant d’éditer les factures d’hébergement, et prépare les corrections que le service valide.

  10. Direction · Qualité et évaluation Veille automatisée

    Surveille le Journal officiel, la HAS, la CNSA et votre ARS, retient les décrets, recommandations et appels à projets qui touchent vos établissements et vous en livre l’essentiel chaque semaine.

  11. Ressources humaines et planning · Recrutement et remplacements Assistant interne

    Répond aux salariés et aux intérimaires sur la paie, les congés, l’accès au DUI ou la déclaration d’un événement indésirable, et prend en charge les demandes simples comme une attestation.

  12. Accueil et admissions · Relations avec les familles Accueil téléphonique

    Décroche quand l’accueil est fermé ou occupé, renseigne sur les visites et l’admission, prend le message d’une famille et transfère sans délai à l’équipe présente tout appel qui concerne un résident.

  13. Qualité et évaluation · Relations avec les familles Analyse des avis

    Dégage les thèmes des enquêtes de satisfaction, des réclamations et des comptes rendus du conseil de la vie sociale (repas, linge, attente aux appels) pour savoir où agir et le montrer à l’évaluation.

  14. Transmissions et dossier de l’usager · Accueil et admissions Classement de documents

    Range chaque pièce reçue au bon endroit du dossier de l’usager ou du salarié (contrat de séjour, jugement de protection, justificatif de ressources) et la date pour sa durée de conservation.

  15. Qualité et évaluation · Transmissions et dossier de l’usager Anonymisation

    Masque noms, initiales, dates, adresses et numéros de sécurité sociale dans un compte rendu, une fiche d’événement indésirable ou un cas de formation, avant tout partage ou usage dans un outil d’IA.

  16. Direction · Accueil et admissions Prévision de la demande

    Anticipe les entrées, les sorties et le taux d’occupation des semaines à venir, ou le volume d’heures à domicile, pour ajuster les admissions, les équipes et les commandes de la cuisine.

  17. Facturation et tarification · Achats et logistique Extraction d’informations

    Lit les notifications d’aide sociale et d’APA, les factures des fournisseurs et les relevés d’intérim, en extrait montants, dates et bénéficiaires, et les saisit dans la facturation ou la comptabilité.

  18. Direction · Informatique Socle de données

    Réunit DUI, planning, paie et facturation dans une base documentée, hébergée en conformité HDS, d’où sortent le tableau de bord de la performance, les indicateurs RH publiés et les suivis de direction.

  19. Informatique · Direction IA hébergée chez vous

    Installe le modèle de transcription ou l’assistant sur les serveurs de l’association ou du groupement, pour que transmissions et dossiers des usagers ne quittent pas votre système d’information.

  20. Direction · Qualité et évaluation Réponse aux appels d’offres

    Retrouve dans vos dossiers passés les éléments utiles à un appel à projets de l’ARS ou du département, ou à un appel à manifestation d’intérêt, et prépare une première trame que la direction complète.

  21. Recrutement et remplacements · Relations avec les familles Fiches et descriptions

    Rédige les annonces et les fiches de poste d’aide-soignant, d’agent de service ou d’auxiliaire de vie, et la présentation de l’établissement aux familles, dans le ton de votre maison.

  22. Relations avec les familles · Accueil et admissions Agent conversationnel pour vos usagers

    Répond aux familles jour et nuit sur les visites, les tarifs, les pièces du dossier d’admission ou la facture, et passe la main à l’accueil pour tout ce qui touche à la situation d’un résident.

  23. Direction · Ressources humaines et planning Détection d’anomalies et de fraudes

    Signale les factures d’intérim, les heures payées ou les consommations qui s’écartent du planning et des habitudes de l’établissement, pour que la direction les examine en premier.

  24. Transmissions et dossier de l’usager · Accueil et admissions Lecture de documents numérisés

    Rend lisibles et consultables les formulaires d’admission remplis à la main, les courriers des familles et les anciens dossiers papier, pour les verser au DUI ou à l’archivage.

  25. Transmissions et dossier de l’usager · Facturation et tarification Qualité des données

    Repère les doublons de résidents, les NIR mal saisis, les dates de sortie manquantes et les écarts entre planning et paie, avant qu’ils ne faussent la facturation ou les indicateurs publiés.

  26. Informatique · Direction Du prototype à la production

    Reprend un outil testé dans un établissement, comme la dictée des transmissions ou un planning, et le rend fiable, hébergé en conformité HDS, relié au DUI et maintenu pour tous vos sites.

  27. Qualité et évaluation · Informatique Supervision des modèles

    Mesure dans la durée la justesse des transcriptions, des plannings ou des réponses produites, conserve les journaux et signale les dérives, pour que l’établissement garde la main sur l’outil.

Fin 2023, 55 % des résidents d’EHPAD sont en GIR 1 ou 2.

/sur le terrain

Un outil sécurisé d’abord, puis des usages qui le réutilisent.

Une charte d’usage ne suffit pas : sans outil sécurisé fourni par l’employeur, les assistants d’IA grand public restent utilisés hors de tout cadre. En juillet 2026, l’ARS Nouvelle-Aquitaine et ses partenaires ont publié un modèle de charte pour les établissements et services médico-sociaux (ESMS). Il privilégie les solutions hébergées en Europe et conformes à l’hébergement de données de santé.

Ouvert à tous avec une formation, cet outil devient le socle des assistants suivants, qui réutilisent ses briques : transcription, lecture de documents, recherche dans les procédures.

  • Préparer l’adoption dès le cadrage en associant les équipes de terrain avant le premier prototype
  • Laisser la décision au professionnel en joignant à chaque proposition le lien vers sa source
  • Commencer par les usages peu sensibles avant ceux qui touchent au dossier de l’usager
  • Avancer sans attendre les chantiers du DUI en partant d’usages qui ne dépendent d’aucune migration en cours

/évaluation

Une évaluation HAS tous les cinq ans, numérique compris.

Un organisme accrédité évalue chaque établissement ou service social et médico-social (ESSMS) selon le référentiel de 157 critères publié par la HAS le 10 mars 2022. Cinq touchent la donnée et le numérique, dont la stratégie numérique (3.15.2) et la formation des professionnels aux outils numériques (3.15.3).

Fin 2025, 37 % des quelque 47 700 ESSMS avaient été évalués, avant la fin du cycle en 2027. La thématique « démarche qualité et gestion des risques » reste la moins bien cotée (3,12 sur 4), et la HAS relève une difficulté à formaliser les processus. L’IA peut préparer les procédures, trier les réclamations par motif et retrouver le critère applicable, sous la relecture de vos équipes qualité.

Mettre en œuvre l’évaluation des ESSMS, par la HAS (nouvel onglet)Le référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS (nouvel onglet)

Part des évaluations 2025 des ESSMS qui valident les critères impératifs
  • Tous les critères impératifs à la fois Tous les critères impératifs à la fois : 10,5 % 14,2 % dans le médico-social, 7 % dans le social
  • Gestion de crise Gestion de crise : 35 %
  • Prévention et gestion des risques de maltraitance Prévention et gestion des risques de maltraitance : 41 %
  • Traitement des plaintes et réclamations Traitement des plaintes et réclamations : 43 %

Source : HAS, communiqué du 15 avril 2026 sur le bilan 2025 de l’évaluation des ESSMS, 2025 (nouvel onglet)

/cadre juridique

Des données d’usagers protégées par le secret et l’hébergement certifié.

Les données relatives au handicap sont des données de santé. Le RGPD en permet le traitement pour la prise en charge sanitaire ou sociale, par une personne tenue au secret. Sauf exceptions, il interdit d’en tirer, par un traitement entièrement automatisé, une décision qui affecte significativement la personne.

La CNIL soumet à analyse d’impact (AIPD) les dossiers des résidents d’EHPAD, et recommande, sauf texte particulier, de garder le dossier de l’usager deux ans après le dernier contact. Pour chaque usage, nous fixons avec votre DPO cette durée et les personnes habilitées.

La fiche dispositif médical de l’Agence du numérique en santé (nouvel onglet)L’article L1110-4 sur le secret partagé, sur Légifrance (nouvel onglet)Notre veille réglementaire sur l’IA

  • Hébergement certifié Confier à un tiers des données de santé issues du suivi médico-social suppose un hébergeur certifié HDS, qui les stocke dans l’Espace économique européen.
  • Secret partagé Toute personne accompagnée par un ESSMS a droit au secret. Les professionnels n’échangent que les informations strictement nécessaires à la coordination, à la prévention ou au suivi médico-social et social.
  • Frontière du dispositif médical Un logiciel n’est un dispositif médical que s’il crée, pour une personne, une information médicale nouvelle à visée diagnostique ou thérapeutique. Stockage, communication et recherche simple n’en relèvent pas : la finalité d’usage décide.
  • Recrutement et gestion du personnel Un outil qui trie des candidatures, ou qui suit et évalue des salariés, entre dans le haut risque du règlement IA. L’établissement devra en confier le contrôle à des personnes formées, garder les journaux six mois au moins et prévenir les représentants du personnel.

/calendrier

Des dates européennes et françaises pour l’IA des ESSMS.

En vigueur depuis juillet 2026, l’omnibus IA a repoussé les obligations que l’annexe III attache au haut risque. Le guide HAS-CNIL en projet sur l’IA en contexte de soins vise le sanitaire et écarte les outils de ressources humaines et de facturation.

Le calendrier d’application, article 113 du règlement IA (nouvel onglet)La CNIL sur l’entrée en vigueur du règlement IA (nouvel onglet)

Les échéances d’un établissement ou d’un service médico-social
  1. 2 février 2025Pratiques d’IA interdites et maîtrise suffisante de l’IA chez le personnel
  2. Mars 2026Décret sur les hébergeurs de données de santé, tenus d’informer leurs clients des risques d’accès extra-européens
  3. 2 août 2026Règlement IA applicable dans son ensemble
  4. 2 décembre 2027Haut risque : recrutement et gestion du personnel (annexe III)
  5. 2 août 2028Haut risque : dispositifs médicaux et autres produits réglementés (annexe I)

Source : Commission européenne, AI Act Service Desk, règlement (UE) 2024/1689, article 113 (version consolidée au 27 juillet 2026) ; Hospimedia, 27 mars 2026, 2026 (nouvel onglet)

/souveraineté

Une cybersécurité médico-sociale fragile, un hébergement à maîtriser.

Depuis novembre 2020, les établissements médico-sociaux déclarent leurs incidents de sécurité à l’Agence du numérique en santé (ANS), qui relève dans le secteur trop peu d’experts et des équipements souvent obsolètes. En 2025, les rançongiciels ont surtout frappé des ESMS, parfois contraints à plusieurs semaines de fonctionnement dégradé.

La santé compte parmi les secteurs hautement critiques de NIS 2, sans que l’ANSSI précise si les ESMS en relèvent. Pour une IA générative en nuage public (cloud public) traitant des données sensibles, son guide ANSSI-PA-102 recommande de privilégier la qualification SecNumCloud. Archipel est hébergé au choix sur votre infrastructure ou dans un centre de données Scaleway situé en France, et nous retenons pour chaque usage l’hébergement que ses données exigent, certification HDS comprise.

Nos engagements de souverainetéL’observatoire 2025 des incidents du CERT Santé (nouvel onglet)

  • 204 incidents de sécurité informatique déclarés par les ESMS en 2025, dont 113 d’origine malveillante
  • +50 % de hausse, en 2025, du nombre d’ESMS déclarant un incident au CERT Santé
  • 44 % des demandes d’appui au CERT Santé en 2025 venaient d’ESMS, premiers demandeurs

En 2025, les ESMS ont déclaré 204 incidents de sécurité informatique, dont 113 d’origine malveillante.

/financements

Des financements publics pour le numérique des ESMS.

En 2026, la branche Autonomie consacre 0,13 Md€ au Ségur numérique, sur 0,61 Md€ d’investissement dans les ESMS. Les diagnostics de Bpifrance visent les PME et les ETI, sans dire si les associations gestionnaires y ont accès : nous vérifions avec vous l’éligibilité de votre organisation à chaque dispositif.

Le Diag Data IA avec InceptiveLe programme ESMS numérique, par l’ARS Bretagne (nouvel onglet)

  • ESMS numérique De 2021 à 2025, le programme a engagé 431 M€ auprès de plus de 1 100 porteurs, sous condition d’usage du DUI. Ses crédits reportés en 2026 vont d’abord aux structures pour enfants en situation de handicap et à la protection de l’enfance.
  • Cybersécurité En juillet 2026, l’ANS et la Délégation au numérique en santé ont retenu 21 organisations médico-sociales pour une phase exploratoire. Bpifrance subventionne à 50 % son Diag Cybersécurité, ouvert aux PME indépendantes comptant plus de 10 salariés.
  • Diag Data IA Financé par France 2030, ce diagnostic de 8 jours au devis plafonné à 10 000 € HT est subventionné à 40 %. Il vise les PME et ETI indépendantes employant 10 à 2 000 ETP, avec un chiffre d’affaires d’au moins 1 M€.

/méthode

Une mise en œuvre par étapes, validée par la gouvernance de l’établissement.

Le guide de la HAS demande qu’en ESSMS, toute expérimentation de l’IA générative soit connue et validée par la gouvernance : système d’information, juridique, finances, qualité. L’outil se conçoit en lien avec elle, se relie au DUI ou au logiciel de planning quand l’éditeur ouvre la connexion, puis reste maintenu tant qu’il sert.

L’IA générative (LLM)

  • CADRAGE Avec la direction, la qualité et les équipes de terrain, le temps passé sur chaque tâche visée se relève : transmission, planning ou compte rendu. Le gain attendu se chiffre sur cette base, avec le budget et les aides mobilisables.
  • MISE EN SERVICE Une plateforme d’IA générative pour vos équipes, un agent conversationnel pour les usagers et leurs familles ou un outil sur mesure s’ouvre d’abord à un service pilote. Un professionnel relit chaque proposition de l’IA avant son entrée au dossier de l’usager.
  • SUIVI Chaque nouvel arrivant reçoit une formation, l’outil s’aligne sur vos protocoles à chaque révision et ses réponses restent contrôlées tant qu’il est en service.

/questions

Des questions de terrain sur l’intelligence artificielle médico-sociale.

Peut-on utiliser ChatGPT dans un EHPAD ?

Le guide de la HAS demande de n’y saisir aucune information qui identifie un résident, même indirectement, ni aucune donnée couverte par le secret médical : noms, initiales, dates, adresses, numéros de sécurité sociale. La règle vaut pour tout outil d’IA générative accessible sur internet ou sans garantie de confidentialité.

Que dit la méthode A.V.E.C. de la HAS ?

Ce sont les quatre lignes directrices du guide de la HAS sur l’IA générative, destiné aussi au social et au médico-social. Le professionnel apprend le fonctionnement de l’outil, vérifie son usage et ce qu’il produit, estime sa qualité dans la durée et communique avec son écosystème.

L’IA peut-elle faire le planning d’un EHPAD ?

Elle peut en préparer un, qu’un cadre valide ensuite. Au challenge de l’ANAP du 6 février 2025, les quatre meilleurs des 19 plannings d’un même service hospitalier ont été faits avec une IA. Des propositions, d’équipes non précisées, avaient été disqualifiées. La HAS prévient qu’un outil conçu pour un service hospitalier pourrait ignorer les spécificités d’un centre provisoire d’hébergement.

Une IA peut-elle répondre aux familles des résidents ?

Oui pour les questions pratiques, si elle annonce être une IA : le règlement européen l’impose à son fournisseur depuis août 2026, sauf quand le contexte le rend évident. Les informations sur un résident restent couvertes par le secret, et l’agent les renvoie vers un professionnel.

Quels établissements médico-sociaux utilisent l’IA ?

Aux Ehpad des Abers, un travail en cours porte sur des transmissions dictées, retranscrites puis versées au dossier informatisé au format des transmissions ciblées. L’Unapei de l’Oise a doté sa direction et son encadrement d’un assistant de transcription des réunions. Phar 83 bâtit les plannings d’activités de ses établissements selon les compétences des professionnels et les aspirations des usagers.

/sources

Sources

/autres études

  • Collectivités IA générative et agents conversationnels pour le service public local
  • Industrie Contrôle visuel, prévision et IA générative pour les PME et ETI industrielles
  • BTP et immobilier Appels d’offres, chantiers et patrimoine : l’IA des entreprises du BTP, des bailleurs et des syndics
  • Commerce et distribution Devis, fiches produits, prévision des ventes et service client pour les enseignes, les négoces et les e-commerçants
  • Transport et logistique Documents de transport, prévision des flux et agents d’IA pour transporteurs, logisticiens et chargeurs
  • Banque et assurance Gestion, conseil, conformité et relation client assistés par l’IA, du cabinet de courtage à la mutuelle
  • Services aux entreprises Saisie comptable, recherche juridique et tri des candidatures pour cabinets et agences
  • Agriculture Prévision des récoltes, conseil et agents d’IA pour les exploitations, les coopératives et le négoce

/contact

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