/transport et logistique
Assistant documentaire pour les entrepôts et les quais
La consigne du client, le protocole signé ou le mode opératoire du poste, retrouvés en une question.
Un assistant documentaire répond au chef de quai, à l’exploitant ou à l’intérimaire à partir de vos documents : cahiers des charges des clients, protocoles de sécurité, modes opératoires de l’entrepôt. Chaque réponse affiche le passage d’origine et sa date. Les équipes changent vite : fin 2024, le transport et l’entreposage employaient 102 900 intérimaires, notamment dans l’entreposage et la manutention. Elles vieillissent aussi : fin 2023, 33 % des salariés du secteur avaient plus de 50 ans.
/usages
Des réponses tirées des documents de chaque client et de chaque site.
Dans un entrepôt multiclient, chaque donneur d’ordre impose ses règles : hauteur des palettes, filmage, étiquetage, contrôle à réception, consignes de livraison. Le cahier des charges les fixe, puis dort dans un classeur ou un dossier partagé. Par génération augmentée par récupération (RAG), l’assistant cherche le passage qui répond, le cite et indique le document, sa version et sa date.
IA générative et grands modèles de langageAssistant documentaire
- Chef de quai Retrouve la consigne de chargement d’un client, le quai réservé à un porteur frigorifique ou la conduite à tenir devant une palette abîmée.
- Exploitant Interroge le cahier des charges d’un chargeur sur ses créneaux, ses consignes de livraison et ses pénalités de retard.
- Préparateur intérimaire Lit le mode opératoire de son poste et les règles de circulation de l’entrepôt, dans sa langue.
- Responsable QSE Vérifie quel protocole de sécurité couvre un transporteur et à quelle date il a été signé.
/protocole de sécurité
Un protocole de sécurité écrit avant le chargement.
Le code du travail impose un document écrit, le protocole de sécurité, pour toute opération de chargement ou de déchargement (article R4515-4). Il s’établit par un échange entre l’entreprise d’accueil et le transporteur, avant l’opération. Une opération qui ne se répète pas appelle son propre protocole : l’assistant retrouve celui qui couvre un transporteur, ce jour-là, sur ce quai.
Article R4515-4 du code du travail (Code du travail numérique) (nouvel onglet)Article R4515-7 du code du travail (Code du travail numérique) (nouvel onglet)Article R4515-8 du code du travail (Code du travail numérique) (nouvel onglet)
| Rédigé par | Informations |
|---|---|
| Entreprise d’accueil | Consignes de sécurité, en particulier celles de l’opération de chargement ou de déchargement |
| Entreprise d’accueil | Lieu de livraison ou de prise en charge, accès et stationnement aux quais, plan et règles de circulation |
| Entreprise d’accueil | Matériels et engins utilisés pour le chargement ou le déchargement |
| Entreprise d’accueil | Moyens de secours en cas d’accident ou d’incident, identité du responsable désigné |
| Transporteur | Caractéristiques, aménagement et équipements du véhicule |
| Transporteur | Nature et conditionnement de la marchandise |
| Transporteur | Précautions liées aux produits transportés, dont celles de la réglementation des matières dangereuses |
/conducteurs étrangers
Des conducteurs venus de toute l’Europe sur les quais français.
Selon le SDES, 37 % du fret terrestre en France, en tonnes-kilomètres, roule sous pavillon étranger, transit compris. Les conducteurs qui chargent ou livrent sur le territoire reçoivent au quai les consignes du site. L’assistant comprend une question posée dans leur langue, y répond dans la même langue et affiche à côté le passage français qui fait foi.
Bilan annuel des transports en 2024 (SDES, 2025) (nouvel onglet)
Un seul protocole de sécurité couvre des chargements répétitifs entre les mêmes entreprises, tant que leurs conditions ne changent pas de façon significative.
/sur le terrain
Un assistant qui vaut ce que valent les documents du site.
En entrepôt, la consigne réellement appliquée vit souvent sur une affiche au quai ou dans la mémoire d’un chef d’équipe. Ce qui n’est pas écrit échappe à l’assistant ; ce qui existe en deux versions contradictoires le trompe. L’outil rend service quand chaque cahier des charges et chaque mode opératoire porte un responsable, une date et un statut.
Les questions de quai sont courtes et pressées : l’assistant se consulte sur un téléphone ou un terminal, avec une réponse brève et le lien vers le passage. Les plans d’entrepôt et les photos de palettes conformes demandent un traitement à part.
- Nommer un responsable par client en confiant le cahier des charges et ses avenants au responsable du compte
- Retirer les versions périmées en archivant hors de l’assistant chaque document remplacé
- Écrire les consignes orales avec les chefs d’équipe, avant de les indexer
- Relever les questions sans réponse pour savoir quel document manque
/intérimaires
Des intérimaires accueillis et formés avant de prendre leur poste.
Selon l’INRS, les intérimaires sont plus souvent victimes d’accidents du travail que les permanents : ils changent souvent de poste, dans des secteurs à risques comme le BTP ou la logistique. Sur les postes à risques particuliers, le code du travail leur doit une formation renforcée à la sécurité, ainsi qu’un accueil et une information adaptés (article L4154-2). L’assistant répond ensuite aux questions du poste, une fois cet accueil fait.
Article L4154-2 du code du travail (Code du travail numérique) (nouvel onglet)Salariés intérimaires : ce qu’il faut retenir (INRS) (nouvel onglet)
- Liste des postes à risques Établie par l’employeur après avis du médecin du travail et du comité social et économique, s’il existe, elle reste à la disposition de l’inspection du travail.
- Mode opératoire du poste L’assistant le retrouve pour le poste occupé ce jour-là, avec les équipements de protection prévus.
- Questions après l’accueil Les questions posées montrent les consignes mal comprises, à reprendre au prochain accueil.
/cloisonnement
Des cahiers des charges cloisonnés client par client.
Les cahiers des charges d’un entrepôt multiclient exposent les volumes, les tarifs et les procédures de chaque donneur d’ordre. L’assistant qui les indexe tous les garde donc séparés, client par client, et ne confie aucune question à un service d’IA grand public.
- Espaces par client L’équipe affectée à un client n’interroge que ses documents ; le responsable de site voit l’ensemble.
- Droits repris de l’existant Les accès suivent ceux du serveur de fichiers ou de la gestion documentaire, sans nouvelle liste à tenir.
- Hébergement Le modèle tourne sur vos serveurs ou chez un hébergeur en France, et les questions posées n’en sortent pas.
/méthode
Un assistant ouvert site par site, avec les chefs de quai.
- DOCUMENTS D’UN SITE Protocoles signés, cahiers des charges en vigueur et modes opératoires d’un entrepôt se rassemblent, chacun avec sa date et son responsable.
- QUESTIONS DU QUAI Les chefs d’équipe notent pendant quelques semaines les questions réellement posées ; elles deviennent le banc d’essai des réponses.
- OUVERTURE AUX ÉQUIPES L’assistant s’ouvre sur les terminaux du site, puis gagne les autres entrepôts ; chaque avenant d’un client entre dans le corpus dès sa signature.
/à savoir
Les questions des logisticiens sur l’assistant documentaire.
Article R4515-11 du code du travail (Code du travail numérique) (nouvel onglet)Agent conversationnel dans le transport
Un assistant IA peut-il répondre à un conducteur étranger dans sa langue ?
Oui. Le modèle comprend une question posée en polonais, en espagnol ou en roumain et répond dans la même langue, à partir du protocole ou de la consigne rédigés en français. Le passage d’origine s’affiche à côté de la traduction : en cas de doute ou de litige, c’est le texte français, daté et signé par les deux entreprises, qui fait foi.
Comment tenir à jour les consignes clients dans un assistant d’entrepôt ?
En rattachant chaque cahier des charges à son responsable de compte. Un avenant signé remplace la version précédente, qui sort de l’assistant. Chaque réponse affiche la date du document cité : un chef de quai voit aussitôt qu’une consigne date d’avant le dernier changement d’emballage du client.
Que faire quand le cahier des charges d’un client contredit le mode opératoire du site ?
L’assistant affiche les deux passages, avec leur date, et signale l’écart sans trancher. Le responsable du site arbitre avec le client, puis l’un des deux documents se corrige. Les contradictions relevées ainsi forment une liste de travail utile avant chaque revue de performance avec le client.
Le protocole de sécurité doit-il rester consultable par le CSE ?
Oui. Les chefs d’établissement de l’entreprise d’accueil et du transporteur tiennent un exemplaire daté et signé de chaque protocole à la disposition de leur comité social et économique et de l’inspection du travail (article R4515-11). L’assistant le retrouve en quelques secondes, à condition que la version indexée soit la version signée.
/sources
Sources
- SDES, Bilan annuel des transports en 2024 (novembre 2025), fiche C1, p. 107 (recours à l’intérim « en particulier [dans] les activités d’entreposage et de manutention »), 2024 (nouvel onglet)
- Code du travail, articles R4515-4 et R4515-8 (Code du travail numérique, mis à jour le 1er mai 2008), 2008 (nouvel onglet)
- Code du travail, articles R4515-6 et R4515-7 (Code du travail numérique), 2009 (nouvel onglet)
- SDES, Bilan annuel des transports en 2024 (25 novembre 2025), principaux résultats et fiche E1 (poids lourds sous pavillon étranger : 37 % des tonnes-kilomètres, transit compris), 2024 (nouvel onglet)
- Code du travail, article R4515-9 (Code du travail numérique, mis à jour le 1er mai 2008), 2008 (nouvel onglet)
- Code du travail, article L4154-2 (Code du travail numérique, mis à jour le 1er janvier 2018), 2018 (nouvel onglet)
- INRS, « Salariés intérimaires : ce qu’il faut retenir » (mis à jour le 26 juillet 2022), 2022 (nouvel onglet)
- Code du travail, article R4515-11 (Code du travail numérique, mis à jour le 1er janvier 2018), 2018 (nouvel onglet)
/transport et logistique
- Cas d’usage de l’IA dans le transport et la logistique Documents de transport, prévision des flux et agents d’IA pour transporteurs, logisticiens et chargeurs
- Lecture de textes réglementaires pour les transporteurs Interroge les règles du tachygraphe et des temps de conduite, des zones à faibles émissions, de la lettre de voiture et du stockage de produits dangereux, et indique celles qui s’appliquent à un trajet ou un véhicule.
- Prévision des volumes pour les logisticiens et les transporteurs Anticipe les volumes à préparer, à expédier ou à enlever, par jour, par client et par site, pour caler les effectifs du quai, le recours à l’intérim, les camions à réserver et les stocks à recompléter.
- Optimisation des tournées et des plannings de conducteurs pour les transporteurs Calcule les tournées et les plannings des conducteurs en respectant créneaux des clients, temps de conduite et de repos, accès aux zones à faibles émissions et capacité des véhicules, pour rouler moins à vide.
- Allocation des équipes, des stocks et des chargements pour les logisticiens Répartit les préparateurs entre réception, préparation et expédition selon les flux attendus, les stocks entre entrepôts, et les colis et palettes dans les camions pour mieux les remplir.
- Agent IA relié au TMS et au WMS des transporteurs et des logisticiens Consulte le TMS, le WMS et le suivi des envois, enchaîne les vérifications (stock, créneau de quai, camion disponible) et prépare l’ordre de transport ou la tâche de réapprovisionnement, que l’exploitant valide.
- Extraction de données des ordres de transport et des factures d’affrétés Lit les ordres de transport reçus par courriel ou en PDF, les fiches de données de sécurité et les factures des affrétés, en extrait adresses, poids, créneaux et montants, et les saisit dans le TMS ou le WMS.
/contact
Travaillons ensemble
Découvrez comment Inceptive peut vous aider à transformer votre activité et à résoudre des problématiques opérationnelles complexes grâce à l’intelligence artificielle.