/cas d’usage
Assistant IA interne
Le premier interlocuteur des salariés, de la paie au mot de passe oublié.
Réservé aux salariés, l’assistant IA interne répond par écrit sur les congés, les outils et les procédures, à partir des documents de votre organisation, et prend en charge les demandes simples. Chaque réponse renvoie au passage qui la fonde. Nous le déployons sur Archipel, hébergé en France chez Scaleway ou sur vos serveurs.
/usages
Des réponses à toute heure aux questions des salariés.
Un salarié cherche une procédure, une règle de congés, le bon formulaire ou la personne à qui s’adresser. L’assistant lui répond aussitôt et l’aide à rédiger, résumer ou traduire un courrier dans un environnement confidentiel.
- Ressources humaines Explique congés, paie, mutuelle et notes de frais selon les accords et les guides de l’entreprise.
- Support informatique Assure le premier niveau d’assistance sur les outils et les accès, avant l’équipe informatique.
- Fonctions support Répond aux questions juridiques, d’achats ou de comptabilité dans un espace propre à chaque fonction.
- Orientation Indique quel outil interne ouvrir pour une tâche, comment y accéder et à qui demander un droit.
/fonctionnement
Une recherche dans vos documents avant chaque réponse.
L’assistant associe un grand modèle de langage (LLM) à la génération augmentée par récupération (RAG). Vos documents sont découpés en passages, indexés selon leur sens. Le modèle ne les apprend pas : à chaque question, il reçoit les passages retrouvés dans l’index et rédige à partir d’eux. Une procédure mise à jour vaut dès qu’elle est réindexée.
Vos équipes support valident les documents chargés et gardent les cas particuliers, comme un solde de congés contesté ou une mutation.
IA générative et grands modèles de langageApprentissage profond (Deep Learning)Assistant documentaire
- Recherche Retrouve, parmi les documents ouverts au salarié, les passages qui répondent à sa question.
- Rédaction Formule la réponse à partir de ces passages, dans le vocabulaire de l’entreprise, avec un lien vers la source.
- Prise en charge Remplit une demande simple, attestation ou accès à un outil, et la dépose dans l’outil de suivi.
- Transmission Signale l’absence de réponse et transmet la question à l’équipe compétente, qui complète la base.
/prérequis
Une documentation tenue à jour, socle de tout assistant IA interne.
Un assistant interne puise à trois sources : la documentation de l’organisation, une base de questions fréquentes rédigée par les équipes support, et l’annuaire, qui dit qui peut voir quoi. Une procédure périmée dans la base donne une réponse périmée. Les plans, les tableaux scannés et les notes manuscrites passent d’abord par une lecture de documents numérisés.
- Recenser les demandes récurrentes à partir des courriels et des appels reçus par les RH et le support
- Désigner un responsable par source en fonction du service qui produit chaque document
- Tenir un glossaire interne en recensant les sigles, les noms d’outils et les intitulés de poste
- Cloisonner les accès en fonction des profils déjà définis dans votre annuaire
Au groupe bancaire BPCE, l’assistant interne compte plus de 50 000 utilisateurs quotidiens.
/sur le terrain
Une adoption qui se gagne par la formation et la vérification.
L’assistant interne doit d’abord remplacer les outils gratuits employés sans garantie de confidentialité. Il donne à des services cloisonnés une même politique d’usage et les mêmes outils d’IA, et vise à moins interrompre les équipes support.
La documentation peut alors s’écrire au fil des demandes et dépendre moins de quelques personnes. Les profils peu familiers du numérique y trouvent un accès direct, et les projets métier suivants peuvent partir de ce socle.
- La formation Conditionne l’usage : sans apprentissage de la formulation des requêtes, l’assistant reste sous-employé.
- La vérification S’impose pour toute information critique : le modèle peut se tromper, la base documentaire contenir une erreur.
- L’expertise métier Vient de vos documents et de vos experts ; un modèle généraliste ne la possède pas.
- Le choix du fournisseur Se juge sur la dépendance créée et la confidentialité garantie, autant que sur le prix de l’API.
/cadre
Des règles d’usage posées avant l’ouverture de l’assistant.
Dans le logement social, une enquête de début 2026 auprès de 525 salariés de 9 organismes Hlm relève 64 % d’utilisateurs de l’IA générative ; parmi eux, 31 % passent par un compte privé.
Règlement européen sur l’IA, article 4 (nouvel onglet)Règlement européen sur l’IA, annexe III (nouvel onglet)Code du travail, article L2312-8 (Légifrance) (nouvel onglet)L’intelligence artificielle dans le logement social (DELPHIS, ARACT Île-de-France, 2026) (nouvel onglet)Adoption de l’IA, guide pour la filière logistique et transport de marchandises (France Logistique, DGE) (nouvel onglet)Veille réglementaire
- Maîtrise de l’IA Relève de l’article 4 du règlement (UE) 2024/1689 : depuis le 2 février 2025, l’organisation qui déploie l’assistant prend des mesures pour favoriser la maîtrise de l’IA chez son personnel, sans niveau imposé.
- Charte d’usage Précise ce qui peut être confié à l’IA ; le logisticien STEF a rédigé une charte éthique de l’IA et ajouté un volet IA à sa charte informatique.
- Dialogue social Passe par le CSE dès 50 salariés : l’employeur l’informe et le consulte sur l’introduction de nouvelles technologies (code du travail, article L2312-8).
- Évaluation des salariés Reste hors du périmètre : attribuer des tâches selon le comportement ou les caractéristiques personnelles, ou évaluer les performances des salariés, relève du haut risque (annexe III, point 4 b) dès le 2 décembre 2027.
/méthode
Un déploiement par paliers, du premier service au point d’entrée unique.
L’assistant s’installe sur une plateforme d’IA générative facturée au forfait pour toute l’organisation, puis passe en production et fait l’objet d’une maintenance suivie. Le Diagnostic Data & IA de Bpifrance peut servir de point de départ.
- ÉTAT DES LIEUX Les usages actuels de l’IA générative sont recensés et le cadre juridique étudié ; viennent ensuite la charte d’usage, rédigée avec vos équipes, et le choix du modèle.
- PREMIER PÉRIMÈTRE L’assistant ouvre sur un sujet précis et peu sensible, avec un modèle existant ; la base de questions se constitue pendant que les utilisateurs sont formés.
- EXTENSION Des assistants spécialisés s’ajoutent service par service, et l’hébergement définitif se décide selon l’adoption constatée.
- POINT D’ENTRÉE UNIQUE L’assistant se relie enfin aux outils internes en place, pour orienter chaque demande vers l’outil adapté.
/dans votre secteur
Le même cas d’usage, décliné secteur par secteur.
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Répond aux agents sur leurs congés, leur carrière, leur régime indemnitaire ou les procédures internes, et prend en charge les demandes simples adressées aux RH ou au support informatique.
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Répond aux opérateurs et aux nouveaux embauchés sur les horaires d’équipe, les consignes de sécurité, les équipements de protection et les démarches RH, sans qu’ils aient à chercher le bon bureau.
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Répond aux questions des compagnons, des intérimaires et des nouveaux embauchés sur les procédures, les consignes de sécurité et les outils, et prend en charge les demandes simples comme une attestation.
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Répond aux questions des équipes de magasin sur le planning, les congés, la procédure de caisse ou la reprise d’un article, et guide le saisonnier qui arrive sans mobiliser le responsable de rayon.
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Répond aux conducteurs et aux préparateurs sur leurs congés, leurs frais de déplacement, leur planning ou leur carte conducteur, depuis leur téléphone, et prend en charge les demandes simples au service du personnel.
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Répond aux salariés et aux intérimaires sur la paie, les congés, l’accès au DUI ou la déclaration d’un événement indésirable, et prend en charge les demandes simples comme une attestation.
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Répond aux salariés et aux saisonniers sur leur planning, leurs congés et les consignes de sécurité du silo ou de l’atelier, depuis leur téléphone, et prend en charge les demandes simples au service du personnel.
/à savoir
Différences, délais, RGPD et modèles ouverts d’un assistant IA interne.
Questions-réponses sur l’utilisation d’un système d’IA générative (CNIL, 2024) (nouvel onglet)IA hébergée chez vousSouverainetécontactez-nous
Quelle différence entre un chatbot interne et un moteur de recherche intranet ?
Le moteur de recherche renvoie une liste de documents à ouvrir. L’agent conversationnel (chatbot) lit lui-même les passages utiles, formule la réponse, cite sa source et peut prendre en charge la demande qui suit.
Combien de temps pour mettre en place un assistant IA interne ?
Le délai tient d’abord à la documentation : des procédures écrites et à jour se chargent vite, des sources dispersées demandent un tri. Un modèle utilisé par API évite d’installer des serveurs, et chaque outil interne relié ajoute son intégration.
Assistant IA interne et RGPD : que recommande la CNIL ?
Les questions RH touchent vite à la santé, à la famille ou à la rémunération d’un salarié. Pour une IA générative qui puise dans de tels documents, la CNIL juge plus sûr un déploiement sur vos serveurs. Elle conseille une charte interne et, selon le traitement, une analyse d’impact (AIPD).
Un assistant IA interne peut-il utiliser un modèle open source ?
Oui. Un modèle ouvert (open source), installé sur vos serveurs ou chez un hébergeur tiers, garde vos documents dans le périmètre que vous contrôlez, au prix d’une infrastructure à exploiter. Nous choisissons le modèle selon la confidentialité de vos documents et vos moyens techniques.
/sources
Sources
- Groupe BPCE, « Accélérer avec l’intelligence artificielle » (19 janvier 2026), 2026 (nouvel onglet)
- DELPHIS et ARACT Île-de-France, « L’intelligence artificielle dans le logement social : perceptions, usages et attentes des collaborateurs » (2026), 2026 (nouvel onglet)
- Commission européenne, AI Act Service Desk, règlement (UE) 2024/1689, article 4 (version modifiée), 2026 (nouvel onglet)
- France Logistique et DGE, « Adoption de l’IA : guide pour la filière logistique et transport de marchandises » (2026), 2026 (nouvel onglet)
- Légifrance, code du travail, article L2312-8, 2021 (nouvel onglet)
- Commission européenne, AI Act Service Desk, annexe III (version consolidée en français), 2026 (nouvel onglet)
- CNIL, « Les questions-réponses de la CNIL sur l’utilisation d’un système d’IA générative », 18 juillet 2024, 2024 (nouvel onglet)
/cas proches
- Synthèse de dossiers et de réunions Résume les dossiers longs, les échanges et les réunions, et en extrait les décisions et les actions.
- Traduction spécialisée Traduit documents et échanges en respectant votre vocabulaire métier, vos glossaires et vos tournures.
- Agent conversationnel pour vos usagers Répond jour et nuit aux questions fréquentes, suit les dossiers simples et passe la main à un conseiller quand il le faut.
- Transcription et compte rendu Transcrit appels et réunions, puis en tire l’essentiel : sujets abordés, décisions, suites à donner.
- Assistant documentaire Répond aux questions de vos équipes à partir de vos documents internes, en citant la source de chaque réponse.
- Lecture de textes réglementaires Interroge un corpus de règles, comme un plan d’urbanisme, des normes ou des procédures, et indique les articles qui s’appliquent à une situation.
/contact
Travaillons ensemble
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