/collectivités
Classement automatique du courrier et des archives
Chaque document à sa place dans votre plan de classement, et les éliminations prêtes pour le visa.
Le classement automatique des documents range le courrier entrant de votre mairie ou de votre intercommunalité, les pièces des dossiers et les versements d’archives selon votre plan de classement. Le code du patrimoine fait de chaque document issu de l’activité d’une collectivité une archive publique, éliminable seulement avec un visa. Depuis mars 2026, FranceArchives met en ligne un index des recensements transcrit par IA.
/documents
Une rubrique et des mots-clés pour chaque document.
Une collectivité reçoit des courriers et des courriels, produit des arrêtés, des délibérations et des dossiers, puis verse aux archives ce qui n’est plus d’usage courant. Le classement automatique lit chaque document, lui attribue une rubrique du plan de classement et des mots-clés, puis l’enregistre dans votre logiciel de courrier ou votre gestion électronique des documents (GED).
- Courrier entrant Identifie l’expéditeur, l’objet et le service destinataire de chaque courrier numérisé, puis l’enregistre avec ses mots-clés.
- Courriels et pièces jointes Range les messages des boîtes partagées et leurs pièces jointes dans la bonne rubrique.
- Pièces de dossiers Rattache chaque pièce reçue à son dossier : permis de construire, marché public ou dossier d’agent.
- Versements aux archives Décrit chaque lot à verser au service des archives, avec sa rubrique et ses dates extrêmes.
/archives publiques
Un classement automatique qui prépare les éliminations soumises au visa.
Les documents qui procèdent de l’activité d’une collectivité territoriale sont des archives publiques (code du patrimoine, art. L211-4). Une collectivité ne peut éliminer ses documents, archives numériques comprises, qu’avec le visa du ministre chargé de la culture ou de son représentant (art. R212-51).
Le classement automatique propose, pour chaque document, une rubrique et une durée de conservation. Votre archiviste ou votre secrétaire de mairie décide, et aucun document ne quitte le fonds sans visa.
Code du patrimoine, art. L211-4 (Légifrance) (nouvel onglet)Code du patrimoine, art. R212-51 (Légifrance) (nouvel onglet)
- Classer chaque document à partir du plan de classement validé par votre service des archives
- Suivre sa durée de conservation en fonction du type de document et de la clôture du dossier
- Préparer les éliminations sous la forme d’une liste à soumettre au visa, sans suppression automatique
/parcours
Un classement en quatre temps, de l’arrivée à la validation.
Le courrier papier passe d’abord par la reconnaissance optique de caractères (OCR). Un modèle d’apprentissage automatique (Machine Learning) lit ensuite le texte, reconnaît le type de document et propose une rubrique, avec un score de confiance qui décide de la suite.
Apprentissage automatiqueVision par ordinateur
- ArrivéeLe courrier papier est numérisé ; le courriel et ses pièces jointes arrivent dans une boîte partagée.
- LectureLe modèle relève le type de document, l’expéditeur, l’objet, les dates et le dossier concerné.
- PropositionIl attribue une rubrique, des mots-clés et la durée de conservation prévue pour ce type de document.
- ValidationSous le seuil de confiance, un agent confirme ou corrige ; sa correction sert au prochain entraînement.
L’index Socface réunit 291 millions de noms transcrits par IA.
/index
Un index public produit par IA, avec son taux d’erreur.
Depuis le 17 mars 2026, FranceArchives donne accès à l’index des recensements de 1836 à 1936, transcrit par IA dans le projet Socface, avec un taux d’erreur estimé. Celui d’un classement automatique se mesure de même, sur un échantillon de vos documents, avant l’ouverture puis à chaque mise à jour.
- 1836 à 1936 les recensements de population indexés par IA dans le projet Socface
- 55 Archives départementales indexées par Socface au 1er avril 2026, aux côtés de 7 services d’archives municipaux et des Archives nationales d’outre-mer
- 15 à 20 % de taux d’erreur estimé pour cette transcription
/sur le terrain
Un classement automatique entraîné sur vos documents déjà rangés.
Le classement de documents peut se passer d’un grand modèle de langage (LLM) : les documents déjà classés par vos agents suffisent à entraîner un modèle de classification. Un LLM prend le relais pour les documents ambigus. L’effort porte surtout sur le raccordement au logiciel de courrier, à la GED ou au logiciel métier.
Les cas complexes, comme une pièce commune à plusieurs dossiers, restent traités à la main. Ce chantier prépare aussi les suivants : un fonds indexé et sans doublons alimente ensuite un assistant documentaire ou la synthèse de dossiers.
- Fixer un seuil de confiance en renvoyant à un agent chaque proposition située en dessous
- Signaler les manques en relevant les pièces absentes ou périmées de chaque dossier
- Repérer les doublons en rapprochant les copies d’un même document rangées à plusieurs endroits
/accès
Un accès aux documents sans droit de suppression.
Un outil de classement lit l’ensemble de votre fonds documentaire : courrier numérisé, boîtes partagées, GED. Il reçoit les droits de lecture et d’indexation, jamais celui de supprimer.
Le modèle qui classe votre courrier et vos dossiers peut tourner sur vos propres serveurs ou dans un centre de données situé en France.
- Des droits limités à la lecture et à l’indexation des documents
- Un fonds préservé par l’absence de tout droit de suppression
- Des choix tracés grâce au journal de chaque rubrique attribuée
/méthode
Un classement construit avec les agents qui tiennent vos archives.
Le service du courrier, le service des archives et les directions qui produisent les dossiers fixent les règles du classement. Dans une petite commune, le secrétariat de mairie tient ce rôle. Le modèle tourne sur vos propres serveurs ou sur une infrastructure hébergée en France.
- CADRAGE Le plan de classement et les durées de conservation se relisent avec vous. Le cadrage retient aussi les premiers flux à traiter et le seuil de confiance.
- ENTRAÎNEMENT Le modèle apprend sur vos documents déjà classés. Ses propositions sont comparées aux choix de vos agents avant son raccordement à votre logiciel de courrier ou à votre GED.
- MAINTENANCE Les corrections des agents nourrissent le prochain entraînement, et le modèle se met à jour à chaque révision du plan de classement.
/à savoir
Les questions fréquentes sur le classement automatique des documents.
IA générative et grands modèles de langageVeille réglementaire
Les courriels d’une mairie sont-ils des archives publiques ?
Oui, dès lors qu’ils procèdent de l’activité de la collectivité : l’article L211-4 du code du patrimoine en fait des archives publiques. L’article R212-51 soumet leur élimination, archives numériques comprises, au même visa que celle du courrier papier.
Une mairie peut-elle détruire ses archives ?
Pas sans visa : l’article R212-51 du code du patrimoine subordonne l’élimination des documents d’une collectivité, archives numériques comprises, au visa du ministre chargé de la culture ou de son représentant. Le classement automatique prépare la liste des documents dont la durée de conservation est écoulée, que votre archiviste ou votre secrétaire de mairie soumet au visa.
Comment classer automatiquement le courrier d’une mairie ?
Le courrier papier est numérisé, puis la reconnaissance optique de caractères (OCR) en extrait le texte. Un modèle entraîné sur le courrier déjà enregistré par vos agents propose une rubrique et des mots-clés. Un agent valide les propositions au score de confiance faible.
L’IA peut-elle se tromper en classant des documents ?
Oui : chaque proposition porte un score de confiance, et un agent reprend celles qui passent sous le seuil fixé avec vous. Des essais sur vos propres documents mesurent la justesse du classement avant l’ouverture, puis à chaque révision du plan de classement.
/sources
Sources
- Légifrance, Code du patrimoine, art. L211-4, 2016 (nouvel onglet)
- Légifrance, Code du patrimoine, art. R212-51, 2011 (nouvel onglet)
- Archives départementales de Lot-et-Garonne, actualité « Consultez les recensements de population avec la base Socface » (1er avril 2026), 2026 (nouvel onglet)
/collectivités
- Cas d’usage de l’IA dans les collectivités IA générative et agents conversationnels pour le service public local
- Assistant documentaire pour les agents territoriaux Répond aux questions des agents à partir des délibérations, arrêtés, notes de service et guides de procédure de la collectivité, en citant le document source.
- Lecture de documents numérisés pour les collectivités Rend exploitables les dossiers papier des demandeurs, les registres d’état civil et les fonds d’archives numérisés, même manuscrits.
- IA pour l’urbanisme et la commande publique Interroge le PLU, le code de l’urbanisme ou le code de la commande publique, et indique à l’agent les articles qui s’appliquent à une parcelle, à un projet de construction ou à un achat.
- Rédaction assistée par l’IA pour les collectivités Prépare projets de délibération, arrêtés, courriers aux administrés et rapports sociaux à partir des modèles de la collectivité et du dossier ; l’agent ou l’élu relit et signe.
- Tri des demandes et signalements des habitants Lit les courriels, formulaires et signalements des habitants (voirie, propreté, état civil, urbanisme) et les oriente vers le bon service avec leur degré d’urgence.
- Veille juridique automatisée pour les collectivités Surveille le Journal officiel, les circulaires et les appels à projets de financement, et livre chaque semaine à la secrétaire de mairie ou à la direction ce qui concerne la collectivité.
/contact
Travaillons ensemble
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