/collectivités
Lecture de documents numérisés pour les collectivités
Des dossiers papier et des archives manuscrites transcrits par l’IA, puis vérifiés par vos agents.
De l’OCR à la reconnaissance d’écriture manuscrite, la lecture automatique extrait le texte des documents que votre collectivité a numérisés : dossiers des demandeurs, registres d’état civil, fonds d’archives. Sur FranceArchives, les recensements de 1836 à 1936 disposent depuis le 17 mars 2026 d’un index transcrit par IA. En tête des cas d’usage d’IA des départements figure l’instruction des dossiers déposés aux maisons départementales des personnes handicapées (MDPH).
/usages
Une lecture automatique de documents, du courrier aux registres anciens.
Dans une mairie ou un département, la reconnaissance optique de caractères (OCR) extrait le texte des formulaires et des courriers imprimés. La reconnaissance d’écriture manuscrite (HTR) déchiffre les registres et les demandes remplies à la main. Un grand modèle de langage (LLM) repère ensuite dans ce texte les noms, les dates, les montants et les pièces attendues.
Vision par ordinateurIA générative et grands modèles de langage
- Dossiers des demandeurs Extrait des pièces numérisées l’identité, les ressources et les justificatifs, puis signale au service instructeur les pièces manquantes ou illisibles.
- Registres d’état civil Transcrit les actes manuscrits des registres numérisés et en dresse un index par nom, par date et par lieu.
- Fonds d’archives Rend cherchables par mot-clé les délibérations, les recensements et les correspondances anciennes que le service des archives a numérisés.
- Courrier entrant Lit les lettres et les formulaires papier numérisés à leur arrivée, puis transmet leur texte au service destinataire.
/action sociale
Des dossiers d’action sociale contrôlés dès leur numérisation.
Les demandes d’allocation personnalisée d’autonomie (APA) et les dossiers déposés à la MDPH, dont ceux de prestation de compensation du handicap (PCH), arrivent en partie sur papier, avec leurs pièces justificatives. Le rapport des inspections générales d’avril 2026 cite huit départements qui appliquent l’IA aux dossiers MDPH, du contrôle de complétude à l’aide à la décision.
La lecture automatique classe les pièces reçues, en extrait les informations utiles et dresse la liste de ce qui manque avant que l’agent ouvre le dossier. L’appréciation de la situation reste à l’agent instructeur, la décision à l’instance qui statue.
Le déploiement de l’IA dans les administrations publiques (IGF, IGAS, IGA, 2026) (nouvel onglet)
| Acteur | Usage ou indicateur | Donnée publiée |
|---|---|---|
| Alpes-de-Haute-Provence, Calvados, Charente-Maritime, Meurthe-et-Moselle, Morbihan, Vaucluse, Vienne, Val-d’Oise | Instruction des dossiers MDPH : contrôle de complétude, aide à la décision | Cas d’usage d’IA le plus fréquent chez les départements |
| Morbihan | Océrisation des dossiers papier d’APA et de PCH | 40 % de dossiers complets de bout en bout |
| MDPH | Délai d’examen des demandes | Cinq mois en moyenne, pour un délai légal de quatre |
| Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie (CNSA) | Appel à manifestation d’intérêt pour l’IA générative en MDPH | Lancé fin 2025 |
/parcours
Une lecture automatique en quatre temps, vérifiée par vos agents.
Chaque information extraite garde le lien vers la zone de l’image dont elle provient. L’agent vérifie d’un coup d’œil un nom mal lu ou une date douteuse, sans rouvrir le dossier papier.
- NumérisationLe service numérise le dossier ou le registre, ou reçoit les pièces déjà numérisées par le demandeur.
- LectureL’OCR et la reconnaissance d’écriture extraient le texte ; le modèle de langage en tire les informations attendues, chacune avec un score de confiance.
- ContrôleL’agent valide les informations signalées et corrige les erreurs, qui servent ensuite à ajuster les modèles.
- VersementLe texte vérifié rejoint votre logiciel métier, votre gestion électronique des documents (GED) ou votre système d’archivage, à côté de l’image d’origine.
Après océrisation, le Morbihan obtient 40 % de dossiers complets de bout en bout.
/marge d’erreur
Une transcription par IA qui annonce sa marge d’erreur.
Au 1er avril 2026, l’index Socface des recensements de 1836 à 1936 couvrait 55 Archives départementales, 7 archives municipales et les Archives nationales d’outre-mer. Il réunissait 291 millions de noms transcrits par IA, avec un taux d’erreur estimé entre 15 et 20 %.
Le seuil de confiance, fixé avec vous, est propre à chaque type de document : un registre du XIXe siècle et un formulaire imprimé n’appellent pas le même. Sous ce seuil, l’information passe par un agent avant tout usage.
/sur le terrain
Une lecture automatique réservée aux flux qui restent sur papier.
La lecture automatique libère d’abord du temps de saisie. Les équipes passent de la recopie des pièces à la vérification des extractions, et les erreurs de saisie reculent.
Elle suppose un flux documentaire propre, où chaque pièce arrive au même endroit, et des documents déjà traités pour les essais. Elle demande aussi une formation des équipes et des développements pour la relier au logiciel métier.
- Partir de l’outil en place en signalant d’abord ses erreurs de lecture à son éditeur
- Relier le logiciel métier en passant par son interface de programmation (API)
- Écarter les flux bientôt électroniques en fonction du calendrier de dématérialisation de chaque démarche
/archives
Des textes extraits soumis au droit des archives publiques.
Les documents qui procèdent de l’activité des collectivités territoriales sont des archives publiques (code du patrimoine, art. L211-4). Les archives comprennent les données, quels que soient leur date, leur forme et leur support (art. L211-1). Le texte et l’index tirés d’un registre numérisé relèvent donc eux aussi des archives de votre collectivité.
La personne chargée de vos archives arrête la conservation des images, des textes et des index.
Code du patrimoine, art. L211-4 (Légifrance) (nouvel onglet)Code du patrimoine, art. L211-1 (Légifrance) (nouvel onglet)Veille réglementaire
- Image d’origine Est conservée telle quelle, sans retouche, à côté du texte qui en est tiré.
- Texte extrait Garde la trace des corrections de vos agents et de la version du modèle qui l’a produit.
- Index Ouvre la recherche par nom, par date ou par lieu dans les registres et les fonds numérisés.
/méthode
Une chaîne de lecture bâtie avec vos instructeurs et archivistes.
Chaque chaîne de lecture associe, dès sa conception, les services qui reçoivent les documents : action sociale, état civil, courrier, archives. La conservation des images, des textes et des index se décide avec la personne chargée de vos archives.
- CADRAGE Vos services désignent les documents à lire, les informations à extraire et le logiciel qui reçoit le résultat ; votre service informatique participe au choix de l’hébergement.
- ESSAI Des documents déjà saisis par vos agents servent de banc d’essai : pour chaque type, les résultats de la lecture se comparent aux leurs, puis les seuils de relecture sont fixés.
- EXPLOITATION Les corrections de vos agents guident l’adaptation des modèles aux nouveaux formulaires et aux écritures difficiles, et la chaîne est maintenue en service.
/à savoir
Les questions fréquentes sur l’OCR et la lecture automatique de documents.
Règlement européen sur l’IA, article 86 (nouvel onglet)Les autorités compétentes pour le règlement européen sur l’IA (DGE, 2025) (nouvel onglet)Archipel
L’OCR suffit-elle pour lire des archives manuscrites ?
Non : l’OCR lit les caractères imprimés. Les écritures manuscrites demandent un modèle de reconnaissance d’écriture (HTR), entraîné sur les écritures d’une époque ou d’un fonds. Ce modèle est ajusté sur des pages déjà transcrites par vos archivistes, avant d’être appliqué au fonds entier.
Comment numériser les archives d’une mairie pour les faire lire par l’IA ?
La lecture automatique travaille sur des images : la qualité de la numérisation conditionne celle de la lecture. Un registre d’état civil se numérise page entière, pour garder les mentions portées en marge des actes. Un essai sur quelques pages numérisées du fonds précède la campagne entière.
L’IA qui lit les dossiers MDPH est-elle une IA à haut risque ?
Selon son rôle : le règlement européen sur l’IA classe à haut risque certains systèmes d’accès aux services publics et aux prestations essentielles (annexe III, point 5). D’après le schéma présenté le 9 septembre 2025, la CNIL les surveillera, une fois une loi votée. La personne visée par une décision fondée sur un tel système peut, sous conditions, obtenir des explications sur le rôle de l’IA (article 86). Une lecture limitée à extraire les informations et contrôler les pièces laisse l’appréciation aux agents, la décision à l’instance qui statue.
Où sont hébergés les documents d’une collectivité lus par l’IA ?
La chaîne de lecture tourne sur vos serveurs ou chez un hébergeur en France. Les images et les textes extraits ne quittent pas cet hébergement.
/sources
Sources
- IGF, IGAS, IGA, « Le déploiement de l’intelligence artificielle dans les administrations publiques », avril 2026, annexe IV, 2026 (nouvel onglet)
- Archives départementales de Lot-et-Garonne, « Consultez les recensements de population avec la base Socface », 1er avril 2026, 2026 (nouvel onglet)
- Légifrance, Code du patrimoine, art. L211-4, 2016 (nouvel onglet)
- Légifrance, Code du patrimoine, art. L211-1, 2016 (nouvel onglet)
- Direction générale des Entreprises (entreprises.gouv.fr), « Les autorités compétentes pour la mise en œuvre du règlement européen sur l’IA », 9 septembre 2025, 2025 (nouvel onglet)
- Commission européenne, AI Act Service Desk : règlement (UE) 2024/1689, article 86, 2024, version consolidée au 27 juillet 2026 (nouvel onglet)
/collectivités
- Cas d’usage de l’IA dans les collectivités IA générative et agents conversationnels pour le service public local
- Classement automatique du courrier et des archives Trie et indexe le courrier entrant, les pièces des dossiers et les documents à verser aux archives, selon le plan de classement de la collectivité.
- Rédaction assistée par l’IA pour les collectivités Prépare projets de délibération, arrêtés, courriers aux administrés et rapports sociaux à partir des modèles de la collectivité et du dossier ; l’agent ou l’élu relit et signe.
- Agent conversationnel pour les collectivités Répond jour et nuit aux habitants sur les horaires, les démarches d’état civil, les inscriptions ou les encombrants, et passe la main à un agent dès que la demande sort du cadre.
- Agent vocal pour l’accueil téléphonique des collectivités Décroche au standard de la mairie ou de la métropole, répond aux questions simples (horaires, titres d’identité, encombrants) et transfère les autres appels au bon service.
- IA souveraine sur site pour les collectivités Installe l’assistant et les modèles sur les serveurs de la collectivité ou de son opérateur public mutualisé, pour que les dossiers d’usagers et les données sociales ne partent pas vers un service extérieur.
- Anonymisation des documents pour les collectivités Masque noms, adresses et données personnelles dans les délibérations, arrêtés, décisions et jeux de données avant leur mise en ligne ou leur ouverture en open data.
/contact
Travaillons ensemble
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