/collectivités
Extraction de données des arrêtés, factures et formulaires
Une saisie remplacée par une vérification, du logiciel de paie à celui de l’urbanisme.
L’extraction de données par l’IA lit les contrats, arrêtés, factures et formulaires que reçoit votre collectivité, puis reporte leurs champs dans le logiciel de paie, de finances ou d’urbanisme. Un agent valide chaque champ incertain avant le report.
/documents
Une extraction de données pour chaque logiciel métier.
Une collectivité reçoit chaque jour des pièces qu’un agent recopie dans un logiciel métier. Dans les départements, l’instruction des dossiers de maison départementale des personnes handicapées (MDPH) figure parmi les cas d’usage de l’IA les plus fréquents, du contrôle de complétude à l’aide à la décision. L’examen d’un dossier MDPH prend cinq mois en moyenne, pour un délai légal de quatre.
IA générative et grands modèles de langageCas d’usage de l’IA dans les collectivitésLe déploiement de l’IA dans les administrations publiques (IGF, IGAS, IGA, 2026) (nouvel onglet)
- Contrats et arrêtés reçus Relève dans un contrat signé ou l’arrêté d’un agent muté la date d’effet, le grade et l’échelon, puis les reporte dans la paie.
- Factures et conventions Relève l’émetteur, le montant et les échéances d’une facture ou d’une convention de subvention, et propose son imputation budgétaire.
- Autorisations d’urbanisme Reporte dans le logiciel d’urbanisme la parcelle, la surface de plancher et la nature des travaux déclarées par le demandeur.
- Demandes d’aide sociale Relève l’identité, la composition du foyer et les ressources déclarées, et signale à l’instructeur les pièces absentes du dossier.
/ressources humaines
Des gestionnaires RH sous une charge croissante.
Chaque contrat ou avenant signé, comme l’arrêté reçu à l’arrivée d’un agent muté, est à reporter dans la paie. Les employeurs territoriaux rangent ces tâches nouvelles, qui prennent du temps à leurs gestionnaires RH, parmi les freins de leur stratégie.
Baromètre HoRHizons 2026 (CNFPT et associations d’employeurs territoriaux) (nouvel onglet)
- 57,6 % des employeurs territoriaux citent les nouvelles compétences de leurs gestionnaires RH parmi leurs freins
- 556 000 contractuels dans la fonction publique territoriale fin 2024, 2,4 % de plus en un an
/centres de gestion
Une préanalyse des arrêtés qui rend du temps au conseil.
Au centre de gestion de la Haute-Savoie, l’IA qui préanalyse les contrats et décisions RH des communes a libéré 20 % du temps de l’équipe. Ce temps est réinvesti dans le conseil aux collectivités, et le taux de rotation de l’équipe a baissé.
Le déploiement de l’IA dans les administrations publiques (IGF, IGAS, IGA, 2026) (nouvel onglet)
/parcours
Une extraction de données vérifiée avant chaque report.
L’extraction combine la reconnaissance optique de caractères (OCR), pour les documents numérisés, et un grand modèle de langage (LLM), qui reconnaît chaque information à son libellé et à sa place dans la pièce. Chaque champ extrait reçoit un indice de confiance ; sous le seuil fixé avec votre service, il passe à un agent.
Vision par ordinateurIA générative et grands modèles de langage
- DépôtLe document arrive par la messagerie, le parapheur, un portail de démarches ou le scanner du service.
- LectureLe modèle relève les champs convenus avec le service : dates, montants, références, identité du demandeur.
- ContrôleL’agent valide les champs incertains et les points signalés, comme un visa manquant sur un arrêté, avec la pièce source affichée à côté.
- ReportLes champs validés rejoignent le logiciel de paie, de finances ou d’urbanisme, sans ressaisie.
En Haute-Savoie, 30 000 à 40 000 arrêtés de communes à vérifier chaque année.
/sur le terrain
Une extraction qui commence par une famille de documents.
L’extraction tient quand elle démarre sur une famille de documents fréquents et réguliers, comme les factures ou les contrats. Les équipes contrôlent les champs proposés, les erreurs de ressaisie reculent et les pièces atypiques rejoignent le flux ordinaire.
Les écueils reviennent d’un projet à l’autre : scans de mauvaise qualité, manuscrits, tableaux plus sujets aux erreurs, formats propres à chaque émetteur. L’extraction se construit plus facilement sur un assistant documentaire déjà en place.
- Choisir les premiers documents en fonction de leur volume et de la régularité de leur mise en page
- Faire valider les cas incertains en affichant la pièce source à côté de chaque champ extrait
- Brancher le logiciel métier à partir des formats d’import qu’il accepte déjà
/données
Des arrêtés et dossiers sociaux traités sous votre contrôle.
Un arrêté mentionne le nom, le grade et l’indice d’un agent ; un dossier d’aide sociale décrit la situation d’un foyer. Votre délégué à la protection des données participe donc au cadrage, et l’outil d’extraction entre dans le périmètre de sécurité de votre système d’information.
Cet outil peut rester dans vos murs, ou tourner sur des serveurs situés en France.
ArchipelSouverainetéCollectivités territoriales, synthèse de la menace (ANSSI, CERT-FR, 2025) (nouvel onglet)Panorama cyber 2025 de l’ANSSI (Localtis, 12 mars 2026) (nouvel onglet)
- 218 incidents visant des collectivités traités par l’ANSSI en 2024, dont 33 de criticité élevée
- 21 sur 25 attaques par rançongiciel contre des collectivités en 2024 ont fortement perturbé leur fonctionnement
- 11 % des victimes de rançongiciel recensées par l’ANSSI en 2025 sont des collectivités, contre 17 % en 2024
/méthode
Une extraction de données construite avec les agents qui saisissent.
Ressources humaines, finances, urbanisme, action sociale : chaque service qui saisit vos documents participe à la construction de l’outil d’extraction, du cadrage à l’exploitation.
- CADRAGE Vos agents retiennent une famille de documents, les champs à relever et les contrôles qui renvoient un champ vers l’un d’eux.
- ESSAI L’extraction passe d’abord sur des pièces déjà saisies ; ses résultats, comparés à vos saisies, servent à régler les seuils de confiance.
- EXPLOITATION Les champs corrigés sont suivis, de nouveaux modèles de documents s’ajoutent, et l’outil s’adapte à chaque évolution du logiciel métier.
/à savoir
Les questions fréquentes sur l’extraction de données par l’IA.
Règlement européen sur l’IA, annexe III (nouvel onglet)Règlement européen sur l’IA, article 86 (nouvel onglet)Veille réglementaire
Quelle différence entre OCR et extraction de données ?
La reconnaissance optique de caractères (OCR) transforme l’image d’un document en texte. L’extraction de données y repère une date d’effet ou un montant, et la range dans le bon champ du logiciel. Un document produit par un logiciel se lit sans OCR.
L’extraction de données par IA est-elle un système à haut risque ?
Tout dépend de ce qu’elle alimente. Quand les informations extraites servent à évaluer l’éligibilité d’une personne à une prestation d’aide sociale essentielle, le système relève de l’annexe III, point 5 a) du règlement européen sur l’IA. Votre service juridique l’examine alors. La personne concernée a droit à une explication du rôle joué par l’IA (article 86). Il faut pour cela une décision aux effets juridiques ou significatifs, qu’elle juge défavorable à ses droits fondamentaux, à sa santé ou à sa sécurité.
Une petite commune peut-elle automatiser la saisie de ses documents ?
Oui, par la mutualisation. Le centre de gestion de la Haute-Savoie préanalyse déjà par IA les contrats et décisions RH des communes. Une intercommunalité peut de même porter un outil d’extraction pour les factures ou les autorisations d’urbanisme de ses communes membres.
Comment automatiser la saisie des factures d’une collectivité ?
Une facture électronique structurée se lit sans IA : un programme classique la rapproche de la commande. L’IA sert aux pièces sans structure commune : conventions de subvention, devis, factures déposées en PDF, annexes.
/sources
Sources
- IGF, IGAS, IGA, « Le déploiement de l’intelligence artificielle dans les administrations publiques », avril 2026, annexe IV, 2026 (nouvel onglet)
- CNFPT et associations d’employeurs territoriaux, Baromètre HoRHizons 2026, 2025 (nouvel onglet)
- DGCL, Les collectivités locales en chiffres 2026, chapitre 8 « La fonction publique territoriale », 2024 (nouvel onglet)
- ANSSI / CERT-FR, « Collectivités territoriales – Synthèse de la menace » (CERTFR-2025-CTI-002), 24 février 2025, 2024 (nouvel onglet)
- Localtis (Banque des Territoires), « Panorama cyber : derrière les attaques, l’ombre de la Russie et de la Chine », 12 mars 2026, d’après le Panorama de la cybermenace 2025 de l’ANSSI, 2025 (nouvel onglet)
- Commission européenne, AI Act Service Desk : règlement (UE) 2024/1689, annexe III, 2024, version consolidée au 27 juillet 2026 (nouvel onglet)
- Commission européenne, AI Act Service Desk : règlement (UE) 2024/1689, article 86, 2024, version consolidée au 27 juillet 2026 (nouvel onglet)
/collectivités
- Cas d’usage de l’IA dans les collectivités IA générative et agents conversationnels pour le service public local
- Rédaction assistée par l’IA pour les collectivités Prépare projets de délibération, arrêtés, courriers aux administrés et rapports sociaux à partir des modèles de la collectivité et du dossier ; l’agent ou l’élu relit et signe.
- Agent IA relié aux logiciels des collectivités Consulte les logiciels de finances, de paie ou d’urbanisme, enchaîne les contrôles d’un dossier ou d’un acte et prépare l’opération ; l’agent la valide avant exécution.
- Instruction de dossiers assistée par l’IA Vérifie la complétude d’un dossier MDPH, d’une demande d’APA ou d’un permis de construire, signale les pièces manquantes et prépare l’analyse que l’instructeur valide.
- Prévision énergétique des bâtiments publics Prévoit et suit la consommation des écoles, gymnases et bâtiments administratifs, et indique les réglages de chauffage et d’éclairage qui la font baisser.
- IA souveraine sur site pour les collectivités Installe l’assistant et les modèles sur les serveurs de la collectivité ou de son opérateur public mutualisé, pour que les dossiers d’usagers et les données sociales ne partent pas vers un service extérieur.
- Prévision de la demande pour les collectivités Prévoit le nombre de repas des cantines, la fréquentation des équipements ou des recettes comme les droits de mutation, pour ajuster commandes, équipes et budget.
/contact
Travaillons ensemble
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