/commerce et distribution
Instruction des dossiers fournisseurs et vendeurs pour le commerce
Kbis, RIB, attestations et fiche logistique lus et recoupés, la pièce manquante ou le changement de coordonnées bancaires signalé.
L’instruction de dossiers par l’IA vérifie les pièces d’un nouveau fournisseur, d’un vendeur de votre place de marché ou d’un compte client professionnel. Elle lit le Kbis, le RIB, les attestations et la fiche logistique, les recoupe et signale ce qui manque ou a changé. Depuis février 2024, le règlement sur les services numériques oblige les places de marché ouvertes aux consommateurs à vérifier les coordonnées de leurs vendeurs professionnels. En 2025, la fraude au virement par détournement a progressé de 62 % en valeur.
/usages
Trois dossiers qui ouvrent une relation commerciale.
Référencer un fournisseur, admettre un vendeur sur votre place de marché, ouvrir un compte à un client professionnel : chaque fois, des pièces arrivent par courriel ou sur un portail, dans des formats variés. L’outil les lit, vérifie qu’elles sont toutes là et cohérentes entre elles, puis remet à l’acheteur ou à l’administration des ventes (ADV) la liste des écarts.
- Nouveau fournisseur Contrôle Kbis, RIB, attestation de vigilance, certificats produits et fiche logistique, puis relève la pièce périmée.
- Vendeur de place de marché Recoupe identité, numéro d’immatriculation, coordonnées et compte de paiement avant la mise en ligne des offres.
- Compte client pro Vérifie raison sociale, SIREN et adresse de facturation avant d’ouvrir un encours.
- Changement de RIB Compare le nouveau RIB au nom du fournisseur et à son historique, et retient le règlement jusqu’au contre-appel.
/places de marché
Cinq informations à obtenir de chaque vendeur avant sa mise en ligne.
L’article 30 du règlement sur les services numériques (DSA) impose ces informations à la place de marché qui permet à des consommateurs de conclure des contrats à distance avec des professionnels. Elle doit tout faire pour en évaluer la fiabilité, notamment dans les registres officiels en ligne, et suspendre le vendeur qui ne corrige pas une information inexacte. Les plateformes exploitées par des micro ou petites entreprises en sont dispensées.
Règlement (UE) 2022/2065 sur les services numériques (EUR-Lex) (nouvel onglet)Digital Services Act (Commission européenne) (nouvel onglet)
- Coordonnées Nom, adresse, téléphone et adresse électronique du professionnel.
- Identité Un exemplaire de son document d’identification, ou une identification électronique.
- Compte de paiement Les coordonnées du compte sur lequel il est payé.
- Immatriculation Le registre du commerce où il est inscrit et son numéro.
- Autocertification Son engagement à ne proposer que des produits ou services conformes au droit de l’Union.
/fraude
Des fraudes au virement qui empruntent l’identité des fournisseurs.
Pour l’Observatoire de la sécurité des moyens de paiement, le faux changement de RIB est un détournement. Un escroc se fait passer pour un fournisseur, et le payeur émet lui-même le virement vers un autre compte.
- 516 M€ de fraude par manipulation en 2025, soit 41,6 % de la fraude aux moyens de paiement
- +276 % en nombre d’opérations pour la fraude au virement par détournement, signalée en forte hausse par les acteurs des paiements
- 640 affaires de faux ordres de virement visant des entreprises ou des administrations connues de la police judiciaire en 2025, pour 43 M€ de préjudice
/bénéficiaire
Une vérification du nom et de l’IBAN avant chaque virement.
Depuis le 9 octobre 2025, la réglementation européenne impose aux banques la vérification du bénéficiaire : elles comparent le nom saisi au titulaire de l’IBAN avant d’exécuter un virement. L’Observatoire de la sécurité des moyens de paiement recommande en plus un contre-appel en cas de doute, surtout quand le bénéficiaire vient d’annoncer de nouvelles coordonnées.
Rapport 2025 de l’Observatoire de la sécurité des moyens de paiement (Banque de France) (nouvel onglet)Virement : la vérification du bénéficiaire devient obligatoire (La finance pour tous, 2025) (nouvel onglet)
- Une alerte, pas un blocage Après une correspondance partielle ou absente, le donneur d’ordre peut encore abandonner ou maintenir son virement.
- Des virements hors champ Le service n’est pas disponible pour les virements internationaux ou en devises, ceux d’un importateur par exemple.
- Un contrôle plus tôt L’outil d’instruction signale le RIB modifié dès sa réception, avant même la préparation du paiement.
Depuis mai 2026, les banques partagent un fichier national des comptes signalés pour risque de fraude.
/sur le terrain
Un référentiel des pièces avant tout contrôle automatique.
Chaque enseigne ou négoce exige ses propres pièces : certificats de conformité des jouets, fiches de données de sécurité des produits chimiques, fiche logistique avec dimensions et poids des palettes. L’outil contrôle bien ce que le référentiel décrit, et rien d’autre. Ce référentiel s’écrit avec les acheteurs, la qualité et la comptabilité fournisseurs.
Le contrôle de cohérence attrape la raison sociale qui diffère entre Kbis et RIB, l’attestation expirée, l’adresse qui change sans explication. Un faux document bien imité lui échappe : le contre-appel au numéro déjà connu du fournisseur reste la parade au faux changement de RIB.
- Lister les pièces par dossier en distinguant fournisseur, vendeur de place de marché et client professionnel
- Dater chaque pièce en fixant sa durée de validité et la relance qui précède l’échéance
- Protéger le fichier fournisseurs en séparant la personne qui saisit un RIB de celle qui le valide
- Rejouer les dossiers passés en vérifiant que l’outil retrouve les pièces que vos équipes avaient réclamées
/vigilance
Une attestation de vigilance à renouveler tous les six mois.
Pour un contrat d’au moins 5 000 € hors taxes, le donneur d’ordre doit obtenir de son cocontractant une attestation de vigilance délivrée par l’Urssaf. Le montant s’apprécie sur la prestation globale, même payée en plusieurs fois. Dans un magasin ou un entrepôt, l’obligation vise par exemple le transporteur, la société de nettoyage ou celle de sécurité.
Obligation de vigilance du donneur d’ordre (Service-public.fr) (nouvel onglet)
- Validité Six mois, avec un renouvellement pendant toute la durée de la prestation.
- Authenticité Vérifiable sur le site de l’Urssaf ; l’outil relève la date de chaque attestation et prépare la relance avant l’échéance.
- Sous-traitance en cascade L’obligation s’étendra à tous les sous-traitants qui interviennent, après un décret et au plus tard le 27 décembre 2026.
/méthode
Un contrôle des dossiers relié au circuit de paiement.
Le projet réunit les acheteurs, la comptabilité fournisseurs et, pour une place de marché, l’équipe qui admet les vendeurs. L’outil rend une liste d’écarts ; la décision d’admettre, de payer ou de refuser reste à une personne.
- RÉFÉRENTIEL DES PIÈCES Pour chaque type de dossier, la liste des pièces, leur durée de validité et les recoupements à faire s’écrivent avec les équipes concernées.
- ESSAI SUR L’HISTORIQUE L’outil passe sur des dossiers déjà traités ; ses alertes se comparent aux pièces réclamées à l’époque et aux tentatives de fraude connues.
- CONTRÔLE AVANT PAIEMENT En service, tout RIB nouveau ou modifié déclenche une alerte reliée au circuit de paiement, levée seulement après contre-appel.
/à savoir
Des repères sur les pièces, les RIB et les vendeurs tiers.
Règlement (UE) 2022/2065 sur les services numériques (EUR-Lex) (nouvel onglet)Veille réglementaire
Quelles pièces demander à un nouveau fournisseur ?
Aucune liste légale unique ne s’impose : chaque acheteur fixe la sienne selon ses produits. On y trouve en général l’extrait d’immatriculation, le RIB, l’attestation de vigilance pour une prestation, les certificats ou fiches de sécurité des produits et la fiche logistique.
Comment vérifier un changement de RIB d’un fournisseur ?
Par un contre-appel au numéro déjà enregistré dans votre fichier, jamais à celui du courriel qui annonce le changement. L’outil compare le nouveau RIB au nom du fournisseur et à son historique, puis retient le paiement jusqu’à la confirmation. Deux personnes distinctes saisissent puis valident la modification.
Combien de temps garder les pièces d’un vendeur de place de marché ?
Six mois après la fin de la relation avec le vendeur, pour une place de marché ouverte aux consommateurs (article 30 du règlement sur les services numériques). Les informations sont ensuite supprimées ; d’ici là, elles se conservent de façon sécurisée. L’outil date chaque dossier et programme sa suppression.
L’IA peut-elle détecter un faux Kbis ?
En partie. Elle compare la raison sociale, l’adresse et le SIREN de la pièce aux registres publics consultables en ligne, et signale tout écart. Un faux bien imité qui reprend des données exactes lui échappe : l’alerte décisive vient alors du RIB, de l’adresse électronique ou du téléphone, qui ne correspondent pas au fournisseur connu.
/sources
Sources
- Assemblée nationale, réponse ministérielle à la question écrite n° 8799 (JO du 1er août 2023), 2023 (nouvel onglet)
- Commission européenne, page « Digital Services Act », 2024 (nouvel onglet)
- Banque de France, Rapport annuel de l’Observatoire de la sécurité des moyens de paiement 2025, 2025 (nouvel onglet)
- Règlement (UE) 2022/2065 du 19 octobre 2022 relatif à un marché unique des services numériques, articles 29 et 30 (JOUE L 277 du 27 octobre 2022), 2022 (nouvel onglet)
- Service-public.fr (entreprendre), fiche F31422 sur l’obligation de vigilance du donneur d’ordre, vérifiée le 6 juillet 2026, 2026 (nouvel onglet)
- La finance pour tous (Institut pour l’éducation financière du public), « Virement : la vérification du bénéficiaire par la banque devient obligatoire », 29 septembre 2025, 2025 (nouvel onglet)
/commerce et distribution
- Cas d’usage de l’IA dans le commerce et la distribution Devis, fiches produits, prévision des ventes et service client pour les enseignes, les négoces et les e-commerçants
- Fiches produits et descriptions pour les e-commerçants Rédige le titre, la description et les caractéristiques de chaque fiche produit à partir des données du fournisseur et de vos règles de catalogue, dans le ton de l’enseigne, avant la mise en ligne.
- Agent IA relié à l’ERP pour le négoce et la distribution Reprend une commande reçue par courriel, vérifie dans l’ERP la référence, le stock et le tarif du client, puis prépare la saisie ou le devis que l’équipe ADV valide avant l’envoi.
- Détection d’anomalies et de fraudes en magasin et en ligne Signale le paiement en ligne suspect, le changement de RIB d’un fournisseur, les annulations et remboursements atypiques en caisse, pour que le contrôleur ou le responsable de magasin les vérifie en premier.
- Extraction des données fournisseurs pour le négoce et les enseignes Lit les tarifs et accords fournisseurs, les bons de commande en PDF et les bons de livraison, en extrait références, prix, remises et quantités, et les verse dans l’ERP pour contrôle.
- Lecture de textes réglementaires pour les enseignes Indique à l’équipe qui prépare une promotion ou un référencement les règles qui s’appliquent : prix de référence des 30 derniers jours, mention d’un prix personnalisé, sort des invendus, sécurité du produit.
- Tri des demandes entrantes pour le négoce et les enseignes Lit la boîte des commandes et celle du service client, sépare commandes, demandes de devis, réclamations et questions de livraison, et range chaque message dans la file de l’ADV, du SAV ou du commercial.
/contact
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