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Cas d’usage · mis à jour le 2 novembre 2026

Instruction de dossiers par l’IA

Chaque pièce lue et recoupée, les manques listés en une fois.

L’instruction de dossiers par l’IA rassemble les pièces d’une demande, d’un client ou d’un fournisseur. Elle vérifie que chaque pièce exigée est présente, valide et cohérente avec les autres, puis liste ce qui manque. Dans le médico-social, la CNSA a lancé en novembre 2025, auprès de 11 maisons départementales des personnes handicapées (MDPH), une expérimentation qui automatise le contrôle de recevabilité des demandes. Ses résultats étaient attendus mi-octobre 2026.

01 / 09 /usagesUne instruction de dossiers pour toute demande soumise à pièces.

/usages

Une instruction de dossiers pour toute demande soumise à pièces.

En octobre 2025, Orléans Métropole et la Ville d’Orléans ont lancé pour 18 mois une expérimentation de l’IA sur les permis de construire : aide aux particuliers pour un dépôt complet, appui aux instructeurs.

La Banque de France range la substitution d’IBAN, avec la fraude au faux conseiller bancaire et la fraude au président, dans la fraude par manipulation : 516 millions d’euros en 2025.

Communiqué du conseil métropolitain d’Orléans Métropole (2 octobre 2025) (nouvel onglet)Rapport 2025 de l’Observatoire de la sécurité des moyens de paiement (Banque de France) (nouvel onglet)Classement de documentsDétection d’anomalies

  • Demandes d’aide Contrôle qu’une demande de subvention, d’allocation ou d’autorisation contient chaque pièce exigée.
  • Entrée en relation Réunit les justificatifs d’identité d’un client et de ses bénéficiaires effectifs, et relève ceux qui ont expiré.
  • Fournisseurs Vérifie Kbis, attestations et coordonnées bancaires d’un fournisseur, et signale un IBAN qui a changé.
  • Sinistres et prêts Confronte déclaration, devis et factures d’un sinistre, ou justificatifs de revenus d’un emprunteur.

/fonctionnement

Des pièces lues par un modèle, vérifiées par vos règles.

Un agent IA enchaîne les étapes et appelle deux outils : la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour les pièces numérisées, un grand modèle de langage (LLM) pour les documents aux mises en page variées. Le modèle lit et rapproche ; la liste des pièces et les critères de recevabilité restent des règles écrites, relues par vos équipes.

Agents IAIA générative et grands modèles de langageLecture de documents numérisésExtraction d’informations

  1. TriL’agent sépare les pièces d’un envoi groupé, reconnaît chacune et la range dans le bon dossier.
  2. LectureLe modèle extrait noms, dates, montants et références, en notant où chacun figure dans le document.
  3. RecoupementLes règles comparent chaque valeur au référentiel et aux autres pièces : pièce manquante, échéance dépassée, nom ou montant qui diverge.
  4. RelanceL’agent prépare la demande de compléments ; l’instructeur la valide et tranche seul sur le fond.

/prérequis

Un référentiel, un historique et des accès.

Agent relié aux logicielsQualité des données

  • Un référentiel par type de dossier Pièces exigées, conditions de validité, recoupements à faire entre documents
  • Des dossiers déjà traités Annotés des pièces réclamées après coup, pour régler l’outil et mesurer ses écarts
  • Des pièces lisibles PDF natifs de préférence ; tampons, signatures manuscrites et photos de biais moins lisibles
  • Des accès aux logiciels Sur la GED, le portail de dépôt et le logiciel métier

Sinistres en France : 21 % des assurés insatisfaits citent des justificatifs excessifs ou redemandés.

/sur le terrain

Des justificatifs périmés arrêtés à l’entrée.

L’outil traite d’abord ce qui se vérifie sans appréciation et transmet le reste à une personne, avec le motif de l’alerte. Les mêmes recoupements font aussi reculer les paiements frauduleux.

Le même outil passe aussi un contrat au crible de vos critères de clauses à risque. Avec des données personnelles sensibles, la base légale et l’hébergement se vérifient avant tout.

Priorisation des dossiers

  • Les tournures rares Peuvent tromper le modèle ; un instructeur relit donc chaque dossier à fort enjeu.
  • Les montants ventilés Demandent un rapprochement ligne à ligne quand une même dépense s’étale sur plusieurs postes.
  • Les faux bien imités Passent un contrôle de cohérence ; leur détection demande un outil d’authentification dédié.

/cadre

Une décision individuelle qui reste à une personne.

L’article 22 du RGPD protège chacun d’une décision prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé, quand elle produit des effets juridiques à son égard ou l’affecte de façon significative. Pour la CNIL, à propos d’un outil de France Travail, la décision n’est pas entièrement automatisée si l’intervention de l’agent est significative : outil intelligible, agents formés, aucune pression à suivre la suggestion.

Le règlement européen sur l’IA classe à haut risque les systèmes utilisés par une autorité publique, ou en son nom, pour évaluer l’éligibilité aux prestations et services d’aide sociale essentiels (annexe III, point 5 a)). Il y range aussi ceux qui évaluent la solvabilité des personnes physiques, hors détection de la fraude financière (point 5 b)). Un système limité à une tâche procédurale étroite ou préparatoire peut y échapper, sauf profilage (article 6, paragraphe 3). Les obligations des systèmes à haut risque s’appliquent à partir du 2 décembre 2027.

RGPD, article 22 (CNIL) (nouvel onglet)Règlement européen sur l’IA, annexe III (nouvel onglet)Règlement européen sur l’IA, article 26 (nouvel onglet)Règlement européen sur l’IA, article 49 (nouvel onglet)Justificatifs du candidat locataire (Service-public.gouv.fr) (nouvel onglet)Veille réglementaire

  • Le contrôle humain Se confie, pour un système à haut risque, à des personnes compétentes ; les journaux se conservent au moins six mois (article 26).
  • Les pièces exigibles Peuvent être fixées par un texte : un bailleur ne peut exiger d’un candidat locataire que les pièces listées par le décret n° 2015-1437, sous peine d’amende.
  • L’enregistrement S’impose à une autorité publique avant d’utiliser un système d’éligibilité aux aides sociales : inscription dans la base de données de l’UE (article 49).

/méthode

Une instruction de dossiers outillée type par type.

L’outil d’instruction est conçu, mis en production puis maintenu par la même équipe. Il fonctionne sur une plateforme d’IA générative installée dans votre infrastructure ou chez un hébergeur en France : les justificatifs restent dans un environnement que vous maîtrisez.

  • PREMIER DOSSIER Le projet part du type de dossier le plus fréquent et le mieux encadré, retenu avec vous, et relève la part des dossiers qui arrivent incomplets.
  • REJEU L’outil est rejoué sur des dossiers déjà instruits ; ses alertes se comparent aux pièces que vos équipes avaient réclamées.
  • DOUBLE LECTURE Les dossiers entrants passent par l’outil pendant que vos instructeurs les examinent en parallèle ; chaque écart entre les deux lectures est analysé.
  • EXTENSION L’outil s’étend ensuite aux autres types de dossiers en réutilisant les contrôles communs : identité, coordonnées bancaires, dates de validité.

/dans votre secteur

9 secteurs

Le même cas d’usage, décliné secteur par secteur.

  1. Collectivités Cas d’usage de l’IA dans les collectivités

    Vérifie la complétude d’un dossier MDPH, d’une demande d’APA ou d’un permis de construire, signale les pièces manquantes et prépare l’analyse que l’instructeur valide.

  2. Industrie Cas d’usage de l’IA dans l’industrie

    Rassemble certificats matière, procès-verbaux de contrôle et relevés d’un lot pour constituer le dossier demandé par le client, ou les pièces du dossier d’une machine avant sa mise sur le marché, et signale ce qui manque.

  3. BTP et immobilier Cas d’usage de l’IA dans le BTP et l’immobilier

    Vérifie qu’un dossier de candidature locataire est complet et ne contient que les pièces autorisées par le décret de 2015, ou qu’un DOE a ses fiches techniques et ses PV pour chaque lot, et liste ce qui manque.

  4. Commerce et distribution Cas d’usage de l’IA dans le commerce et la distribution

    Vérifie le dossier d’un nouveau fournisseur, d’un vendeur de votre place de marché ou d’un compte client professionnel (Kbis, RIB, certificats, fiche logistique) et signale la pièce manquante ou le RIB modifié.

  5. Transport et logistique Cas d’usage de l’IA dans le transport et la logistique

    Rassemble les pièces d’un dossier de litige (lettre de voiture, réserves, photos, preuve de livraison) ou d’un sous-traitant affrété, vérifie leur complétude et leur cohérence, et signale ce qui manque.

  6. Santé et médico-social Cas d’usage de l’IA dans la santé et le médico-social

    Vérifie qu’un dossier d’admission ou de demande d’aide sociale à l’hébergement est complet et cohérent (pièces, ressources, mesure de protection) et liste ce qui manque avant la commission.

  7. Banque et assurance Cas d’usage de l’IA dans la banque et l’assurance

    Rassemble les pièces d’un dossier de sinistre ou de prêt, vérifie qu’elles sont complètes et cohérentes entre elles, et liste en une fois ce qui manque, pour ne pas redemander un justificatif à l’assuré.

  8. Services aux entreprises Cas d’usage de l’IA dans les services aux entreprises

    Rassemble les pièces d’identification d’un nouveau client et de ses bénéficiaires effectifs, ou le dossier administratif d’un intérimaire, vérifie leur complétude et leur validité et signale ce qui manque.

  9. Agriculture Cas d’usage de l’IA dans l’agriculture

    Rassemble les pièces d’une demande d’aide à l’investissement, d’un projet d’installation ou d’une transmission, vérifie leur complétude et leur cohérence, et signale ce qui manque.

/à savoir

Des réponses sur le contrôle automatique des dossiers.

Code des relations entre le public et l’administration, art. L311-3-1 (Légifrance) (nouvel onglet)Liste des traitements soumis à analyse d’impact (CNIL) (nouvel onglet)Diagnostic data & IASouverainetécontactez-nous

Une administration peut-elle décider avec un algorithme ?

Oui, à condition qu’une mention explicite l’indique à l’intéressé (CRPA, art. L311-3-1). Une décision fondée sur un seul traitement automatisé exige en outre l’absence de données sensibles, cette mention à peine de nullité et un traitement que le responsable sait expliquer (loi Informatique et Libertés, art. 47).

Comment l’IA vérifie-t-elle la validité d’un justificatif ?

Le modèle lit la date d’émission ou d’échéance de la pièce et note où il l’a trouvée. Une règle écrite compare cette date à la durée de validité que votre référentiel fixe pour ce type de justificatif, au jour du dépôt. La même lecture contrôle les mentions obligatoires : signature, cachet, numéro d’immatriculation… Une date illisible part en vérification humaine, jamais en refus automatique.

Instruction de dossiers et RGPD : faut-il une analyse d’impact ?

Pour certains dossiers, oui. La liste de la CNIL impose une analyse d’impact (AIPD) pour l’instruction des demandes de logement social, l’accompagnement social ou médico-social et les profils établis pour la gestion du personnel. Dans nos projets, elle compte parmi les prérequis dès que les pièces contiennent des données personnelles sensibles.

Combien coûte l’automatisation de l’instruction de dossiers ?

Le coût tient au nombre de types de dossiers et de logiciels à relier. Dans notre expérience, la préparation pèse aussi : écrire les critères de chaque type de dossier, annoter les erreurs passées sur un échantillon déjà instruit. Le temps de vos instructeurs pendant la double lecture entre également dans le calcul.

/sources

Sources

/cas proches

  • Veille automatisée Surveille publications, sources et appels d’offres, retient ce qui vous concerne et vous en livre l’essentiel.
  • Assistant documentaire Répond aux questions de vos équipes à partir de vos documents internes, en citant la source de chaque réponse.
  • Lecture de textes réglementaires Interroge un corpus de règles, comme un plan d’urbanisme, des normes ou des procédures, et indique les articles qui s’appliquent à une situation.
  • Rédaction assistée Prépare courriers, réponses et rapports à partir de vos modèles validés et du dossier, relus par vos équipes avant envoi.
  • Synthèse de dossiers et de réunions Résume les dossiers longs, les échanges et les réunions, et en extrait les décisions et les actions.
  • Réponse aux appels d’offres Retrouve dans vos réponses passées les éléments utiles et prépare une première trame à compléter.

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